Attache de Direction - BU Commerciale H/F
Notre client, géant de l'immobilier sur la zone Icade recrute un Attaché de Direction H/F pour ses équipes.
Opportunité à pourvoir dans le cadre d'un CDI
Sous la responsabilité du Directeur Commercial, vous assisterez cette direction dans ses différentes missions et contribuerez à la bonne organisation de la Direction. Vous aurez pour missions principales :
Gestion interne de la Direction :
- Assurer l'interface avec les équipes sur le déploiement opérationnel de la stratégie de la BU Commerciale,
- Être garant du respect des procédures par les agents commerciaux : fonctionnement strictement interne mais aussi compliance,
- Renseigner et orienter les interlocuteurs internes et/ou externes,
- Gérer des agendas : Planifier, anticiper, adapter, prioriser la prise de rendez-vous,
- Organiser des déplacements (France et Etranger) & éventuels événements (séminaires, repas de fin d'année),
- Gérer les commandes de fournitures et de prestation dans le respect de la procédure achat,
- Gérer le planning des congés, du télétravail,
- Suivre et mettre à jour les tableaux de bord,
- Réceptionner et dispatcher le courrier de la Direction Commerciale.
Organisation des réunions internes et externes :
- Préparer les ordres du jour,
- Assurer l'organisation logistique (salle, matériels, visioconférence),
- Préparer les supports,
- Rédiger des comptes-rendus de réunions / PV / notes internes.
Gestion de projets :
- Participer de façon transverse à tous les projets de la direction en apportant un support administratif, organisationnel et technique,
- Rédiger des présentations (PowerPoint), des notes stratégiques,
- Rédiger des courriers pour le compte du Directeur,
- Suive le calendrier des projets structurants de la direction,
- Corriger et mettre en forme divers documents.
Gestion des budgets, commandes et appels d'offre :
- Gérer et suivre les tableaux de bord de l'activité de la Business Unit en relation avec La Direction de la Performance et du Contrôle de Gestion,
- Gérer et suivre les budgets de la direction en relation avec la Direction Financière,
- Prendre en charge l'ensemble de la gestion des commandes (création et suivi) de la BU,
- Apporter un support pour les consultations et appels d'offres,
- Gérer administrativement le suivi du portefeuille des contrats fournisseurs.
Connaissances et compétences requises
- Bac +5 dans les domaines suivants : eco-gestion, droit, gestion des organisations, management de projets,
- 5 à 10 ans d'expérience, idéalement dans le domaine de l'immobilier ou de la grande distribution,
- Gestion des outils bureautiques (Word et Excel),
- Gestion des outils budgétaires, de base de données et commandes,
- Solides capacités orthographiques et rédactionnelles,
- Maîtriser et respecter les procédures internes et celles liées à la commande publique,
- Maîtriser les techniques de secrétariat et la gestion administrative,?
- Capacité à remonter l'information,
- Gérer plusieurs dossiers/projets simultanément,
- Rédiger des supports (rapports, comptes-rendus, supports),
- Savoir prioriser et organiser
Qualités requises
- Polyvalence,
- Réactivité,
- Diplomatie,
- Aisance relationnelle et rédactionnelle,
- Respect de la confidentialité,
- Disponibilité,
- Adaptabilité,
- Autonomie,
- Rigueur,
- Curiosité intellectuelle,
- Sens de l'anticipation,
- Ouvert, bon sens de l'écoute.