SECRETAIRE POLE INVITATIONS (F/H)
Sous la responsabilité de la Chef de Cabinet et de la Responsable d’Unité, vous êtes chargé(e) :
Missions :
• Assurer l’accueil téléphonique du service
• Enregistrer, scanner les invitations et diffusion auprès des élus concernés par la thématique et les élus du territoire
• Gérer les demandes de représentation :
- contact avec les organisateurs pour prise de parole et déroulé de la manifestation,
- demande de notes auprès des services compétents,
- organisation, coordination et transmission des éléments pour les déplacements et interventions des élus
- rédaction de courriels en réponse aux invitations du Président
• Transmettre, et suivre les demandes d’arbitrage des invitations auprès de la direction du cabinet
• Effectuer les relances téléphoniques et écrites auprès des élus, des services et des organismes extérieurs (Mairies, Préfectures, Associations, Communautés de communes, Chambres Consulaires, lycées...)
• Assurer le suivi logistique des commandes de gerbes pour les Cérémonies Commémoratives et veiller au respect des règles protocolaires
• Validation des cartons d’invitations selon les usages protocolaires en lien avec la responsable d’unité
• Rédiger des courriers pour les demandes d’indemnités des élus en lien avec la Direction des Assemblées et des Relations aux Elus puis validation auprès de la Chef de Cabinet
Relations fonctionnelles :
• Remplacement ponctuel en cas d’absence de la responsable de l’unité
• Echanges fréquents avec les élus, élues et la direction du cabinet
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser l’outil informatique : Sharepoint
- Maîtriser les techniques de secrétariat et de classement
- Maîtriser les techniques d’accueil, d’écoute, d’analyse et de reformulation
- Posséder une maîtrise rédactionnelle et une excellente orthographe
- Savoir gérer le caractère prioritaire des activités et des informations à transmettre
- Très bonne connaissance de la collectivité et des procédures administratives pour répondre aux diverses demandes des élus
SAVOIR-ETRE :
- Réactivité
- Disponibilité
- Aisance relationnelle
- Bonne capacité d’adaptation
- Bonne culture générale et vif intérêt pour la chose publique
- Travailler de manière autonome et/ou en équipe et à partager l’information
- S’adapter aux changements et aux diverses situations
- Organisation
- Discrétion, diplomatie et rigueur