ASSISTANT(E) DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GENERALE (H/F)
- Organiser des agendas partagés des élus et de la DGS
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
- Etablir une relation de confiance avec la DGS et les élus
- Gérer la boite mail principale de la mairie : lecture et analyse pour enregistrement, diffusion ou traitement
- Gérer les courriers arrivés en mairie : enregistrement, distribution et suivi des informations
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
- Centraliser et diffuser l'information en interne
Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion
- Mettre en place et suivre les réunions, rédaction des convocations et des ordres du jour et mise en forme et diffusion des comptes rendus (commissions, conseil municipal.)
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS
- Organiser, classer et archiver les documents de la Direction générale
Séances de Conseil Municipal
- Réaliser les différents documents préparatoires et mettre en place du matériel pour la séance,
- Communiquer les informations sur les supports de diffusion
- Rédiger les documents suite à la séance : délibérations, compte rendu succinct, procès-verbal, etc
- Assister aux séances en cas d'absence de la DGS (Prise de note) ou avec la DGS
Missions ponctuelles
- Permanences du samedi matin avec les connaissances appropriées pour les demandes courantes du public (inscriptions scolaires, actes d'état civil, listes électorales, macarons etc.)
Experience: 12 Mois
Compétences: Classer des documents,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.