Assistant du Responsable d'Établissement en Eds Ivry sur Seine H/F
L'assistant(e) du responsable d'établissement en EDS apporte une assistance administrative auprès des responsables de l'EDS dans la gestion et l'organisation des ressources (ressources humaines, locaux, logistique), le secrétariat. Il/elle est régisseur mandataire pour la régie d'avances EDS. Il/elle participe à la continuité du service public en direction des usagers.
- Assurer le secrétariat du Responsable et du Responsable-Adjoint polyvalence insertion, et divers travaux bureautiques. Participer à des réunions, prendre des notes, rédiger les écrits professionnels (synthèse, compte-rendus) et en assurer le suivi.
- Assurer le suivi administratif de la gestion du personnel, en lien avec la Mission Ressources Humaines de la DASo : suivre la gestion du temps de travail, des procédures RH (notations, carrière), des demandes de remplacements, demandes de formation
- Assurer le suivi de la logistique et des locaux, en lien avec le secteur des Moyens Généraux de la DASo : réceptionner, suivre, diffuser et assumer l'ensemble des tâches liées à l'organisation logistique de la structure : travaux, mobiliers, matériels, matériels informatiques, téléphonie
- Organiser avec les secrétariats des 3 directions, l'archivage et le classement des dossiers dans le respect des règles en vigueur.
- Assurer le suivi des commandes en lien avec la Mission Administration Finances de la DASo : commander les fournitures de bureau, d'entretien et d'hygiène dans le cadre de l'enveloppe budgétaire allouée.
- Organiser les plannings des secrétariats pour l'accueil du public.
- Assurer la fonction de régisseur mandataire pour la régie d'avance EDS.
- Participer aux tâches relevant des missions prioritaires du service en cas de nécessité, notamment l'accueil du public.
Indispensables à la prise de poste :
- Connaissance de l'environnement territorial
- Connaissance des outils bureautiques (Windows, Word, Excel, Outlook)
- Qualités rédactionnelles
- Techniques de classement, archivage, organisation d'un secrétariat