Assistant de direction au secrétariat des élus/Direction générale (H/F)
Pour accompagner le Maire et ses équipes, la Ville de la Celle Saint Cloud recherche un.e assistant.e de direction au secrétariat des élus et de la Direction générale.
Sous l'autorité du Maire et de la Directrice Générale des Services (DGS) et en binôme avec une assistante de direction, vous êtes en charge des missions suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire des élus
Vous accueillez les personnes se présentant au secrétariat, vous mettez à jour les divers annuaires et vous planifiez les rendez-vous logement.
- Assurer l'organisation des activités du Maire et de son agenda
Vous organisez l'agenda selon les priorités établies et vous contrôlez en permanence et avec rigueur l'agenda du Maire.
Vous assurez toute la logistique relative à l'organisation de réunions, vous mettez à jour les dossiers du Maire et vous effectuez la bonne transmission des informations.
- Assurer le secrétariat des Elus et de la DGS
Vous prenez en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas et du planning des permanences et congés des élus, l'organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus
Vous gérez l'agenda de la DGS et êtes le relais avec les services. Vous anticipez, mettez en œuvre et coordonnez les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du DGS.
- Participer à la gestion de dossiers spécifiques
Vous contribuez à l'organisation de diverses cérémonies ou manifestations (médailles d'honneur, conseil des œuvres sociales, vœux du personnel, réunions des conseils de quartier ), vous suivez et organisez les représentations des élu.e.s dans les différentes instances.
Vous pouvez également être amené.e à constituer d'autres dossiers selon les demandes des élus et de la DGS.
La transmission des informations et le travail en coordination avec votre binôme font partie intégrante de vos fonctions comme le respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Profil recherché :
Titulaire d'un BTS Assistant manager.
Expérience professionnelle au sein d'un secrétariat de direction indispensable.
Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des services souhaitées.
Parfaite maitrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Capacités relationnelles, sens de l'écoute, disponibilité et sens du service public.
Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus.
Conditions de recrutement :
Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux ou des adjoints territoriaux, selon le profil recruté.
Poste permanent à pourvoir à compter du 1er mai 2024, ouvert aux titulaires et non-titulaires de la fonction publique territoriale.
Rémunération statutaire, régime indemnitaire + IFSE+ 13ème mois, CNAS, Amicale du personnel et accès self hôtel de ville.
37H30 par semaine - 25 CA et 14 RTT.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.