Assistant.e DDT
Assurer l'assistanat de la Direction Data & Technologies, en soutien à l’assistante de direction de la DDT.
Activités principales :
1/ Gérer l'assistanat :
* Assurer la prise de rendez-vous, la gestion des agendas des directeurs adjoints de la DDT.
* Gérer le suivi des dossiers : réaliser le traitement administratif des dossiers et la transmission des informations au sein du Codir DDT et auprès des salarié.es.
* Participer à l’organisation des différentes manifestations (logistique) et réunions de la DDT tant en interne qu’en externe : séminaire, COMAN DDT, Codir, réunions diverses et suivi.
* Effectuer le workflow des demandes d'intervention.
* Assurer l’intérim de l’assistante de direction en cas d’absence.
* Dans une moindre mesure, assurer l'accueil téléphonique et/ou physique, la gestion des courriers, le classement, l'archivage.
2/ Instruire des dossiers spécifiques de son entité
* Gérer les diverses demandes d’aide des managers (une quarantaine) de la direction et des équipes, comprenant :
o Recherche de disponibilité et réservation des salles de réunions pour les équipes de la DDT (managers, tribus…)
o Commande, réception et stockage de fournitures, calendriers, agendas…
o Suivi des demandes de missions/déplacements, ainsi que des notes de frais
o Effectuer et suivre les demandes d’intervention
o Assurer l’accueil téléphonique et/ou physique
3/ Gérer les listes de diffusions internes et prestataires.