Assistant·e de Service H/F
Sous l'autorité du responsable du Pôle Animation collecte, vous assurez le secrétariat du Pôle Animation Collecte (7 archivistes) et participez au traitement archivistique des fonds contemporains. Vous contribuez également à l'élaboration des supports de sensibilisation, formation et communication du Pôle (Intranet éditorial, espaces collaboratifs, supports papier).
Vos activités :
Assurer le secrétariat du Pôle :
- Prendre en charge l'accueil téléphonique
- Assister les archivistes dans leurs missions de collecte : relecture, mise en forme des bordereaux de versement et d'élimination, tableaux de gestion, fiches pratiques, etc.
- Assurer la gestion et la relecture des courriers, notes, rapports, etc. produits dans le cadre des relations avec les différents partenaires du Pôle (directions Ville et Métropole, Communes [élus, DGS, directeurs et chefs de services], Archives départementales, etc.).
- Organiser la logistique des Groupes de travail (communes et projet Système d'archivage électronique), réunions et actions de sensibilisations / formations : plannings, réservation de salles et véhicules, préparation des supports
Participer à l'élaboration des supports de sensibilisation, formation et communication du Pôle :
- Réaliser les publications relatives aux actualités sur l'espace intranet éditorial des Archives de Nantes et sur les espaces collaboratifs du Pôle Animation Collecte
- Participer à l'élaboration et à la mise en forme des supports de sensibilisation, formations communication et ateliers
Assurer le traitement archivistique des fonds contemporains :
- Saisir les notices dans la base de données
- Reconditionner les documents (mise en pochettes, étiquetage, rangement) en partenariat avec les archivistes et les magasiniers
- Vérifier les versements sériels et effectuer la reprise de bordereaux de versements
- Préparer les éliminations annuelles
Assurer la suppléance de l'assistante de direction :
- Gérer le courrier spécifique aux archives (arrivée, départ) : état-civil, urbanisme, recherches historiques, saisie dans la base de données, etc.
- Participer aux manifestations organisées par le service (expositions, journées du patrimoine)
Disposant d'une formation en secrétariat, vous maîtrisez l'outil informatique (bureautique, logiciels métiers : Avenio, Intranet et espaces collaboratifs) et connaissez le fonctionnement des collectivités publiques.
Votre autonomie, votre réactivité et votre capacité à vous adapter vous permettent de mener à bien vos missions.
Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d'organisation et disposez de capacités relationnelles.