Chargé d'état civil et relations avec les autorités d'état (h/f)
L'agent expérimenté sera également amené à effectuer ponctuellement des remplacements à l'accueil du centre administratif, traiter des demandes d'actes dématérialisés et former les nouveaux arrivants. Une forte technicité est requise.
* Remplacer la responsable du service ou son adjoint en cas d'absence dans ses missions relatives à la gestion et l'encadrement des équipes état civil et titres d'identité.
*Gestion du planning des rendez-vous en lien avec la direction.
*Bordereaux d’envois aux autorités administratives
Naissances - Reconnaissances :
*Audition en cas de suspicion de reconnaissance frauduleuse
* Rédaction des comptes-rendus d'entretiens
* Envoi des avis de naissance aux communes concernées
*Tenue du tableau des naissances et transmission des informations aux services concernés
Décès :
* Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
* Délivrance des actes et documents nécessaires aux obsèques, inscription dans les livrets de famille
* Envoi des transcriptions et mentions de décès, informations au CCAS
* Enregistrement des déclarations de dispersion de cendres en pleine nature
Mariages :
* Réception des dossiers de mariage et enregistrement des dossiers & publication des bans
* Enregistrement des publications des bans extérieures et affichage
* Préparation des dossiers en cas d'audition
* Rédaction des convocations des futurs époux pour audition- rédaction des comptes-rendus d'entretiens
*Préparation des mariages (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions)
*Transmission des dossiers au Tribunal de Nanterre en fin d’année
* Gestion du stock et préparation des cadeaux de mariage (pour la célébration)
Livrets de famille :
* Etablissement des livrets de famille
* Suivi des demandes de livrets de famille et traitement des demandes de duplicata (gestion du stock)
Mentions :
* Apposition, vérification et rectification de mentions d'état civil
* Reprise d'antériorité : création des extraits des actes numérisés
* Expédition des avis et des accusés de réception de mentions
* Renseignement des services publics (Police, Gendarmerie, Tribunaux, avocats, notaires, Préfecture, Sous-Préfecture, etc.)
Pacs :
* Renseignement des usagers, remise du dossier et vérification des pièces
* Enregistrement et signature du PACS - modifications et dissolutions
* Edition des avis de mentions et suivi des retours
* Tenue et mise à jour des dossiers archivés
Changements de prénoms et noms de famille :
* Renseignement des usagers et remise du dossier et vérification des pièces
* Rédaction des rapports d'entretiens et des courriers correspondants Edition des actes et des mentions et suivi des retours - tenue et mise à jour des dossiers archivés
Titres d’identité :
*Suivi de la bonne tenue du dispositif de recueil (DR) des titres d’identités avec instruction des dossiers
*Enregistrement et envois des titres de Séjours et Républicain à la Préfecture pour destruction
*Instruction et délivrance de CNI à domicile pour les usagers ne pouvant pas se déplacer
Activités complémentaires :
*Enregistrement et suivi des organisations syndicales dont les statuts sont enregistrés sur la commune *Traitement des demandes et délivrance d'actes d'état-civil dématérialisées (COMEDEC, particuliers)
*Interventions ponctuelles à l'accueil
*Suivi de la transmission des dossiers de recensement militaire au Bureau de la JDC
*Gestion des listes électorales et soutien opérationnel à l’organisation des scrutins électoraux en lien avec la direction.
*gestion du cimetière : suivi administratif
Liste des activités non exhaustives, au vu des besoins du service
Spécificités liés aux missions du poste :
*Forte polyvalence au sein de l’équipe
*Sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service
*Interface régulier avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Procureur de la République, tribunaux, INSEE, Centre du Service National, ANTS, Police Nationale…)
Les savoirs nécessaires : * Outils bureautiques et logiciels informatiques : maîtrise des logiciels Word, Excel, outlook, synbird, logiciels métiers (Mélodie, Adagio, Requiem, Maestro)
*Connaissances en droit civil et droit de la famille
Les savoir-faire :
*Travailler en équipe, planifier (mariages) et Prioriser
* Mettre en oeuvre les procédures administratives et appliquer une réglementation
* Maîtriser les applications informatiques en rapport au service
* Conseiller et coordonner, faire preuve d'écoute et d'empathie dans les échanges
* Gérer une situation de stress / Gérer une situation difficile (famille en deuil)
* Savoir rendre compte par écrit ou oralement
* Rédiger des courriers et écrire lisiblement
Les qualités personnelles requises :
* Serviabilité envers le public, rigueur et méticulosité
* Polyvalence, disponibilité, autonomie, discrétion
* Qualités relationnelles