Assistant-e de direction - 14237
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
La Direction de l'Education pilote et coordonne la mise en œuvre de la politique éducative de la Ville de Lyon, définie par les élus dans le Projet Educatif de Lyon 2021-2026 et assure les différentes missions qui lui incombe en matière d'accueil des 33 600 enfants scolarisés dans les écoles publiques (et de leurs familles) et de bon fonctionnement des écoles et des accueils de loisirs. Sous la responsabilité de la Directrice, elle est organisée en trois directions adjointes : Ressources, Projet éducatif & services aux publics et Territoires. Cette organisation territorialisée repose sur l'articulation et la coopération entre les trois services de Territoires et les différents services Ressources et d'ingénierie, afin de rendre un service public de qualité et garantir la fluidité des rapports internes et externes, enjeux pour lesquels les directions adjointes ont une attention particulière.
Sous l'autorité du responsable du service ressources aux Ecoles, vous êtes gestionnaire des missions transversales des pôles sur les dimensions administratives, budgétaires, financières et en charge de l'accompagnement de la responsable dans la gestion des activités du service.
Vous participez en tant qu'assistante de direction aux tâches de subsidiarité à l'échelle de la Direction de l'Education sur la continuité d'activité des missions des assistantes de la Directrice et des directrices adjointes.
VOS ACTIVITES PRINCIPALES :
Gestion de dossiers et thématiques :
- Gérer le budget de fournitures du service
- Gérer les commandes des produits d'entretien du pôle logistique
- Etre le référent de la mise à jour des annuaires de la direction en lien avec Lyon en direct
- Gérer le renouvellement du parc photocopieurs pédagogique des écoles/commandes UGAP
- Gérer les arbitrages commission mobilier /communication
- Etre le Contributeur Air Délib
- Gérer les messageries génériques
- Etre le gestionnaire du " TRIP " (Dossiers informatiques partagé pour la direction)
- Mettre à jour les adressages écoles/poste
- Organiser la vie professionnelle du responsable du service et des chefs de pôles.
- Organiser des réunions du service, élaboration des comptes rendus et diffusions des informations.
- Piloter le tableau PPI pour le cabinet (collectes d'infos rues des enfants et cours nature)
- Etre l'interface avec les cabinets d'élus concernant les activités du Service.
- Concevoir des documents administratifs et budgétaires
- Rédiger des procédures pour les pôles et contrôle de leur mise en œuvre
- Assister le montage et la préparation de dossiers thématiques, notes...
- Etre l'interface pour les pôles avec les autres Directions opérationnelles de la ville
- Gérer le courrier du SRE
- Stabiliser et mettre à jour les informations /veille informative/et diffusion
Référent de l'archivage du service
- Etre l'interface direction des archives et le service ressources aux écoles
- Mettre en place des consignes auprès des 5 pôles concernant l'archivage
- Etre le Référent règlementaire
VOS ACTIVITES SPECIFIQUES :
Accueil Direction de l'Education :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement pour la Direction.
- Identifier la demande de l'usager, l'orienter et veiller à la réponse (GRU et autres demandes)
- Rédiger des tutos et de Maj des procédures de l'accueil
Relai des deux assistantes de la directrice et des deux adjointes:
- Contribuer aux organisations de séminaire de la DE
- Contribuer à l'animation du pôle des assistantes
- Gérer le circuit des parapheurs et courriers en l'absence de l'assistante de la directrice
Connaissances techniques
Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité
- Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
- Techniques de classement et d'archivage
- Logiciels bureautiques
Savoir-faire
- Rigueur, méthode et autonomie
- Créativité
- Travail en équipes
Savoir-être
- Qualités relationnelles
- Discrétion
- Sens des priorités
- Adaptabilité
DOMAINE DE FORMATION INITIALE - DIPLOME OBLIGATOIRE - EXPERIENCE EXIGEE
* Niveau 4 (Baccalauréat)
* BTS métier tertiaire, licence
* Expérience d'au moins 2 ans