Secrétaire de direction (H/F)
Temps non complet de 28h00 hebdomadaires.
Vous assurerez le secrétariat du Maire et de la Direction Générale :
Secrétariat à la direction générale, en collaboration et suppléance de l'assistante de direction :
- Accueil physique et téléphonique des institutionnels et des administrés,
- Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda du maire, des élus et du planning du véhicule de service
- Traitement du courrier (postal + mail) et diffusion dans les services concernés,
- Rédaction des courriers et documents divers liés aux activités de la Direction Générale,
- Organisation et suivi des événements : réunions, vœux du Maire, réceptions et cérémonies.
- Participation à la gestion administrative du Conseil Municipal
- Secrétariat des élus
- Organisation du Conseil Municipal des Jeunes en lien avec l'élu référent
Services à la population (en renfort de l'équipe permanente)
- Accueil physique et téléphonique des usagers en l'absence des agents affectés à l'accueil,
- Aide pour l'exécution de tâches administratives diverses auprès de la responsable Citoyenneté et Affaires sociales
- Gestion des achats et des fournitures : suivi des stocks, demande de devis auprès des fournisseurs, contrôle des factures,
- Permanence du samedi matin en alternance avec les collègues.
Le poste est ouvert aux contractuels à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique). Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de 6 ans.
Travailleurs handicapés : conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
A titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser, coordonner un événement,Organiser et contrôler un approvisionnement,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.