Assistant ou assistante de direction
Vos principales missions en tant qu’assistant(e) de la direction générale des services techniques :
Pour le secrétariat de la Direction générale des services techniques :
- Gestion budgétaire courante du service :
Saisie et suivi des bons de commande / engagements, relations fournisseurs
Traitement des factures y compris factures marchés publics, relations fournisseurs
Gestion des RAR et bilan financier des marchés publics de la DGST
- Tâches administratives :
Rédactions de notes, rapports, courriers, comptes-rendus de réunions
Accueil physique et téléphonique du service
Gestion et suivi de la flotte de téléphonie mobile et fixe de la commune
- Suivi des Marchés « récurrents » (contrats d'entretien, accords-cadres) et Marchés de maîtrise d’œuvre, travaux, fournitures et services :
Aide à la rédaction des pièces administratives et techniques, avenants, reconductions, révisions de prix...
Suivi administratif et financier des marchés de maîtrise d’œuvre, travaux, fournitures et services (devis, engagement de dépense, ordre de service, OPR, AOR etc.. )
Vous assurerez également les missions suivantes auprès du service de la commande publique :
-Gestion de la procédure de passation des marchés publics de la définition des besoins à la notification :
- Conseiller et accompagner le prescripteur et les services dans la définition du besoin, le choix de la procédure, le rétroplanning…
- Élaborer les pièces administratives des marchés et préparer les dossiers de consultation des entreprises,
- Publication des avis et suivi des procédures de passation relatives aux différents marchés
- Participer à la mise en place et à la mise en œuvre des dispositifs clauses sociales et environnementales,
- Piloter la procédure jusqu'à son terme : gestion de la consultation (questions/réponses), garantir la rigueur de l’analyse des offres en assurant notamment la relecture des rapports, courriers de notification, préparation du dossier et rapport pour le contrôle de légalité et service finance
Conditions d’exercice :
Temps complet – 35 heures hebdomadaires
Avantages : Titres restaurant, participation employeur mutuelle et prévoyance labellisées, adhésion Comité des œuvres sociales du Languedoc-Roussillon (nombreuses prestations pour les sorties, vacances, prêts bonifiés…)
Expérience confirmée sur un poste similaire ;
Maîtrise des règles de la commande publique,
Maitrise des outils informatiques. La connaissance de Marco serait un plus.
Aisance rédactionnelle,
Bonnes qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe
Rigueur
Confidentialité
Être à l’écoute, disponible et pédagogue.
Sens du service public