Assistant(e) administratif(ve) et comptable
Rattaché au service finances, sous l’autorité du responsable du service finances.
Mission :
Participe à l’exécution du budget en assurant la gestion des dépenses de fonctionnement et de certains investissements.
Gère les déclarations mensuelles de TVA.
Relations fonctionnelles :
• Echanges quotidiens et concertation au sein du service
• Echanges réguliers avec les autres services de la collectivité et avec les entreprises et les services déconcentrés de l’Etat
• Echanges ponctuels avec d'autres collectivités
> Activités principales
Suivi financier et comptable des factures de fonctionnement et de certains investissements
• Réceptionner les factures déposées sur Chorus Pro via le logiciel de comptabilité et celles arrivant par voie postale
• Traiter et contrôler ces pièces et documents comptables ou financiers, en collaboration avec les services
• Apprécier la validité des pièces justificatives
• Suivre les engagements relatifs aux factures
• Préparer et suivre les mandats
• Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers
Gestion des déclarations mensuelles de TVA
• Identifier et contrôler les écritures devant faire l’objet de la déclaration mensuelle de TVA
• Préparer les justificatifs nécessaires afin de les joindre à la déclaration
• Effectuer la déclaration en ligne auprès des impôts
• Informer le Service de Gestion Comptable auquel le SDEHG est rattaché
Etablir les contributions dues au SDEGH
• Identifier les opérations de travaux terminées
• Vérifier les modes de participation choisis par les tiers
• Calculer les montants des contributions dues
• Saisir les différents montants devant être renseignés dans une base de données
• Etablir les titres de recettes correspondant
Suivi et gestion des restes à recouvrer
• Identifier les débiteurs devant faire l’objet d’une relance
• Préparer et envoyer les relances
• Appeler le débiteur lorsque le reste à recouvrer devient trop ancien
• Gérer les réponses
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs, comptables et financiers
• Vérifier la validité des informations traitées
• Mettre en forme des dossiers
• Gérer des tableaux de bord de suivi et des états financiers
• Trier, photocopier et assembler des documents
Réalisation de travaux bureautiques
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Traitement informatique des dossiers dans logiciel financier, base Access, portail VPN HELIOS et outils bureautiques.
> Activités occasionnelles
Participer aux autres missions du service en cas d’absence et notamment gérer le courrier destiné au service finances.
Remplacement de l’agent chargé de l’accueil en cas d’absence prolongée.
> Formations nécessaires :
Outils de bureautique,
Notions de comptabilité publique.
> Conditions d’exercice
Moyens informatiques et accès partagés aux applications : Logiciel Berger Levrault module gestion financière, ACCESS, bases de données internes au SDEHG.