Assistante administrative Espace France Service
Service d’affectation : Associations/Cottage
Lieu d’affectation : Cottage des Dunes
Caractère du poste : polyvalent
Encadrement d’agents : non
Poste sédentaire : oui
Contraintes du poste : Horaires pouvant variés selon nécessités de service
Travail le week-end : non
IFSE : C4
NBI :10 points
Mission dans le cadre de la labélisation Espace France Services :
- Donne une information de premier niveau (accompagnement dans les démarches quotidiennes, réponses aux questions)
- Met à disposition et accompagne l’utilisation d’outils informatiques (création d’une adresse e-mail, impression ou scan de pièces nécessaires à la constitution de dossiers administratifs).
- Aide aux démarches en ligne (navigation sur les sites des opérateurs, simulation d'allocations, demande de documents en ligne)
- Oriente les publics vers les bons interlocuteurs.
- Mise en œuvre du projet accueil au Cottage des Dunes, propose une offre globale d’information et d’orientation au sein de l’Espace France Service ;
- Anime et gère l’espace dédié à l’accueil des publics de l’Espace France Service.
- Accompagne les publics dans leurs recherches
> Mission : Régisseuse
- Encaisse les divers paiements des usagers des régies de l’accueil de Berck-Plage, notamment du Centre Social et celles des Affaires Scolaires.
> Mission : gestion administrative, édition de bon de commande pour les services du Cottage des Dunes, Intendance et Centre Social
- Recueillir, analyser en interne la communication du Cottage des Dunes, notamment des services du Centre Social au Cottage
- Actualise les données d’activité du centre et du territoire
Niveau étude requis : BAC
Formation(s) requise(s): ARPEGE/ CONCERTO - Pack OFFICE
Habilitations requises : Régisseuse – Permis B
Savoirs :
- Connaître les notions fondamentales des collectivités territoriales
- Connaître les règles administratives et comptables
Savoir-faire :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissances des logiciels bureautiques de base et d’Internet (courrier électronique, Excel, Word, Arpège, consultation de sites Web)
- Travailler en équipe
- Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
Savoir être :
- Etre organisée et méthodique
- Qualités relationnelles indispensables
- Nécessité de représenter l’image de la collectivité
- Etre capable de s’adapter aux besoins du service
- Dynamisme, réactivité et esprit d’initiative
- Etre autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité
- Qualités relationnelles indispensables (pédagogie, écoute, patience)
- Capacité de travail en équipe
- Nécessité de représenter l’image de la collectivité
- Discrétion, secret professionnel et devoir de réserve
> Relations :
Avec des partenaires internes :
• Services Administratifs du Centre Social
• Coordinateur
• Services administratifs de la ville
Avec des partenaires extérieurs :
• Perception de Berck-sur-Mer
• Fournisseurs
• Prestataires divers
• Partenaires associatifs et institutionnels
Avec le public : (accueil des différents publics)
> Moyens à disposition :
• Matériel informatique
• Téléphonie
> Conditions de travail :
• Quotité 100 %
• Modalité d’organisation du travail : Travail en équipe
• Condition d’hygiène et de sécurité : Port d’une tenue adaptée à l’accueil du public
• Déplacement en perception, en Mairie