Office Manager (h/f)
Office management
Gestion du bureau : coordination avec Patchwork co-working
Gestion équipements / employés :
- matériel informatique/créations comptes etc.
- fournitures, imprimante
Administratif / Financier
Gestion administrative du bureau, gestion du personnel
Classement physique/électronique,
Embauche/gestion de formalités pour des salariés étrangers
Contrats/amendements (augmentation, détachement, CDDs, divers sujets) : lien avec avec avocat/comptables
Gestion correspondances/envois fedex/colis
Réservation de salles de réunions (ponctuel)
Gestion financière
-Paiements, préparation de budgets, facturation, reportings financiers annuels/mensuels
- Consultants indépendants : suivi docs, factures, paiements
- Lien avec établissements bancaires (cartes, digipass, accès)
- Social : suivi formulaires/paiements aux organismes sociaux
Prépa docs pour contrôle URSSAF
Société : coordination avec Cabinet comptable (notions requises)
-suivi impôts/taxes
- juridique : gestion formalités juridiques annuelles/ponctuel
Admin/Ressources Humaines
Gestion de la paie: collecte, vérification Notes de frais, soumission éléments variables aux comptables, vérification des éléments, validation, envoi BS, transfert des paiements.
Gestion des absences
Embauche/départ/changement de situation : lien avec comptables, accompagnement des salariés
Interface Médecine du travail
Recrutement : publication annonces, 1ers entretiens, retours/suivi.
Opérations (international)
-Préparation de documents internes
-Élaboration de procédures, Rédactions de guides
-Gestion des outils de traductions / interprétation.
-Recherches et propositions de prestataires sur divers sujets
Ex : formations en ligne
-Optimisation et mise en place de procédures/ ressources à échelle internationale
Organisation d'événements
- Anniversaires, repas, soirées
- Day-Outs, sorties du bureau, 1-2 jours
- Formations
Les points à connaitre :
Pack MS Office
Sharepoint, Google Space
Rigueur, sens de l'initiative, bon relationnel sont essentiels pour une bonne tenue du poste
Experience: 1 An(s) - Fonctions RH
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire
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