Responsable du service technique et logistique des évènements (h/f) - 24-1986
Le responsable de service travaille en étroite collaboration avec les chargés de mission évènementiels et les autres directions municipales
Rattaché directement à la déléguée aux grands événements, il est placé au centre administratif et est amené à se déplacer régulièrement au CTM où l’équipe logistique est physiquement affectée.
Piloter et manager les équipes techniques :
· Planifier, organiser et évaluer le travail des agents de maîtrise du service et des régisseurs techniques
· Mettre en place des réunions hebdomadaires avec ses équipes et réaliser les comptes rendu de réunion
· Assurer la saisie dans le logiciel ATAL des éléments techniques à mettre en œuvre pour l’intervention de l’équipe logistique ou des prestataires en externe, en lien avec les régisseurs techniques et les agents de maîtrise
· Assurer le suivi des informations RH en lien avec le ou la responsable administratif, financier et RH (état de présence, planning de présence prévisionnel, gestion des congés, suivi de l’exécution du contrat de service)
· Assurer le suivi financier des interventions et événements organisés (analyse des coûts et réflexion pour les diminuer) en lien avec le ou la responsable administratif, financier et RH
· Mettre en place des outils de reporting de l’activité du service (mesure de l’activité à partir notamment du logiciel ATAL, statistiques RH, financières, inventaires, suivi des stocks..
Établir et de suivre la planification des événements :
· Analyser les demandes faites au service pour l’organisation d’initiatives évènementielles et formaliser dans le logiciel ATAL la logistique à mettre en place
· Coordonner le calendrier des évènements en lien avec les régisseurs techniques
· Veiller à l’organisation de réunions de replanification d’événements en lien avec les directions concernées et/ou les usagers du territoire (associations, établissements scolaires, Inspection de l’Education Nationale…..) e,nlien avec les régisseurs techniques et y participer si besoin
· Assurer la gestion et le suivi administratif de la planification des événements (courriers réponse, classement des courriers, convocations à diverses réunions)
· Assurer le suivi du comité des événements
· Assurer le suivi du projet de logiciel informatique spécifique à son activité (logiciel événements, associatif…)
Impulser et sécuriser le suivi technique et logistique des manifestations pilotées par la direction :
· Planifier et coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à l'organisation du service en lien avec l’activité
· Concevoir et rédiger les consignes de sécurité et les dossiers de sécurité
· Définir les priorités d’achat, de location des matériels et équipements nécessaires
· Contrôler les budgets des opérations sur le plan technique
· Veiller au respect des modalités d’occupation de l’espace public
- Bonne connaissance des collectivités territoriales et des services techniques territoriaux
- Bonne connaissance des milieux culturels, sportifs et du secteur de l’événementiel
- Connaissance des règles de sécurité liées à l’occupation de l’espace public et du Spectacle vivant et connaissances des règles de la commande publique
- Maîtrise des outils informatiques word, excel, DAO ou Qcad, ATAL
- La connaissance du territoire est un plus.
- Autonomie et qualités managériales
- Capacité à apporter des solutions
- Qualités relationnelles, sens de l’organisation, esprit d’initiative