Coordinateur du département dossier familles
Sous l’autorité du responsable adjoint de service, vous pilotez, organisez et gérez le département dossier familles – inscriptions et affectations scolaires. Vous gérez les affectations scolaires et les inscriptions aux activités périscolaires et extrascolaires et assurez un suivi des effectifs tout au long de l’année en lien avec les partenaires institutionnels et les services concernés. Vous participez à l’élaboration des bilans et observatoires scolaires ainsi qu’à celle du maillage territorial des affectations scolaires. Enfin, vous garantissez le bon fonctionnement du département à travers les moyens humains, financiers, matériels et logistiques qui lui sont octroyés.
Vous encadrez une équipe de 2 agents d’accueil et de saisie placés sous votre responsabilité.
ACTIVITÉS
Création, gestion et suivi des dossiers familles et effectifs:
• Organiser pour le département l’accueil téléphonique et physique des usagers.
• Organiser les affectations scolaires et les inscriptions aux activités périscolaires et extrascolaires tout au long de l’année en lien avec les services concernés.
• Assurer un suivi permanent des effectifs scolaires.
• Assurer la transmission et les échanges des dossiers nécessaires à l’IA et l’IEN.
• Participer avec le responsable du service Ressources et Moyens (SMR) à l’élaboration des bilans et observatoires scolaires.
• Participer avec ses pairs et sa hiérarchie à l’élaboration du maillage territorial des affectations scolaires
• Gérer et organiser la campagne annuelle des inscriptions scolaires de février à juillet
• Analyser les éléments de la campagne d’inscription afin de faire évoluer les process
• Gérer les affectations et les dérogations scolaires : De la relation aux familles, à la préparation et l’organisation
• Assurer l’accueil des familles.
• Assurer la transmission des informations à l’Inspection Académique : base élèves, affectations scolaires en lien avec le service Ressources et Moyens.
• Gérer le dossier des résidents extérieurs (de l’inscription des familles à la préparation de la facturation des communes)
Gestion des logiciels informatiques spécifiques
• Saisir les mises à jour annuelles de tous les fichiers informatiques en relation avec le logiciel CIRIL (listing des rues, fichier enseignant, fichiers scolaires avec classes et niveaux, bascules annuelles pédagogiques……)
• Organiser les formations en interne du logiciel CIRIL
• Gestion et mises à jour des informations de communication du portail Famille (en lien avec les services en interne et avec les usagers)
Activités managériales
• Gestion et mises à jour des informations de communication aux usagers du portail Famille.
• Organiser les responsabilités des agents du département et proposer les ajustements de leurs fiches de postes.
• Garantir le déploiement du SDRH et les orientations managériales au sein du département
• Proposer des évolutions d’organisation du département.
• Proposer la formation et l’évolution statutaire des agents du département
RENSEIGNEMENTS LIÉS AU POSTE
Poste à temps complet (37h30 avec 15 journées de RTT)
Poste à pourvoir le 01/07/2024
Rémunération : statutaire + RI
Possibilité d’adhésion à un comité d’œuvres sociales (loisirs, vacances, familles, autres).
Accès à un restaurant administratif ; télétravail possible
PROFIL SOUHAITÉ
• Fonction Publique Territoriale, catégorie B de la filière administrative.
• Code ROME : M1205
• Titulaire du permis B obligatoire.
• Expérience dans le domaine de l’Education populaire appréciée.
Compétences attendues :
• Maîtrise du cadre réglementaire des politiques publiques dans le domaine de l’enfance et de l’Education.
• Connaissance des procédures administratives, financières et juridiques des collectivités territoriales.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Excel) et capacités à s’approprier avec efficience les outils spécifiques : logiciels métiers CIVIL Enfance, CIVIL Finance.
• Aptitude à la rédaction des écrits professionnels.
Savoir-être attendu :
• Esprit d’initiative dans le respect des objectifs donnés.
• Fortes capacités d’organisation et planification.
• Esprit d’analyse.
• Excellentes qualités relationnelles.
• Rigueur, discrétion et sens du service public.
• Capacité à s’affirmer et se positionner de manière adaptée.
• Compétences managériales.