Assistant / Assistante de gestion administrative
Elle/il est sous l'autorité hiérarchique de la cheffe et la Directrice Territoriale.
Activités principales
* Gestion Administrative
- Gestion des courriers et des emails (réception et envoi)
- Suivi du véhicule (entretien, assurance, contrôle technique) et de la flotte téléphonie + informatique
- Suivi du parc immobilier locatif (assurance, factures fluides et loyers, lien avec
les propriétaires et agences immobilière)
- Suivi des démarches avec les fournisseurs en lien avec les locaux
- Classement des dossiers, factures, archivage
- Mise à jour des classeurs et fichiers informatiques partagés (protocoles,
procédures, notes de service) et de l'affichage
- Organisation logistique et des déplacements
* Ressources Humaines
- Gestion administrative du personnel (régie d'avance, arrêts maladie,déclaration accident du travail, suivi des congés, registre du personnel,stagiaires ...)
- Centralisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)
- Gestion et suivi des formations
- Établissements des contrats de travail (DPAE, mutuelle, prévoyance...)
* Comptabilité
- Tenue des caisses
- Suivi des participations résidents
- Commande et suivi comptable des Titres Restaurants
- Gestion des factures, récupération des documents comptables, préparation des paiements
- Préparation des éléments comptables (CB, Virement, prélèvement, chèques et transmission) et transmission au service comptable
* Tâches ponctuelles
- Relecture et mise en page de dossiers
- Soutien dans la vie associative des établissements (Organisations Portes ouvertes, ...)
- Compte-rendus de réunions
Compétences requises
- Maitrise indispensable des outils informatiques
- Disponibilité face aux sollicitations, internes et externes
- Capacité rédactionnelle
- Capacité à gérer les priorités
- La Connaissance du secteur social associatif serait un plus
* Profil
- Expérience dans le secteur médico-social souhaitée
- Maitrise du Pack Office
Salaire selon CCN 51 : Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951
Nombre d'heures : 21 Heures hebdomadaire répartis sur 3 jours par semaine.
Avantages : - Prise en charge de 50% transport en commun
CDD avec possibilité d'évolution selon calendrier RH.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.