Assistant polyvalent de site (H/F)
Le poste est placé sous l'autorité directe du Chargé de régie événementielle et des services aux usagers de la Direction de la Communication et des relations extérieures.
Le titulaire de ce poste joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement et la gestion efficace d'un site historique et d'enseignement.
Ses responsabilités principales consistent à soutenir le régisseur de site dans divers domaines, allant de l'administration à la maintenance, mais également à participer aux missions de la direction de la communication et des relations extérieures en assurant des présences à l'accueil/boutique de l'établissement ainsi qu'aux événements.
En tant qu'assistant polyvalent de site, ses objectifs sont multiples : assurer un environnement accueillant et sécurisé pour l'ensemble des publics, offrir un service de qualité, à promouvoir une image positive du potager du roi et de l'ENSP, tout en maintenant des normes élevées de propreté, de sécurité et d'efficacité opérationnelle.
De plus, le titulaire du poste s'engage dans une démarche d'amélioration continue en identifiant les opportunités d'optimisation des processus et des services.
Les missions et tâches à exécuter dans ce poste sont diverses et polyvalentes, englobant à la fois des aspects administratifs, opérationnels et de service à la clientèle. Ce poste est directement placé sous la responsabilité du régisseur de site. Les missions et tâches à exécuter sont déterminées en fonction des priorités établies par le régisseur. Le titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec le régisseur ainsi qu'avec les autres membres de la DCRE pour répondre aux besoins opérationnels et assurer le bon déroulement des activités quotidiennes. Voici une description détaillée des principales responsabilités :
Services aux usagers du site :
Gérer les cartes d'accès et les cartes étudiants, en assurant leur distribution et leur suivi.
Superviser la gestion du parking, y compris les autorisations d'accès.
Assurer la gestion du parc automobile, en coordonnant les réservations, les entretiens et les réparations nécessaires.
Assurer la mise en place des accueils café, de la configuration des salles, et le rangement après réception.
Services à la clientèle :
Accueillir et assister les visiteurs et les clients dans l'espace d'accueil et de vente, en répondant à leurs questions et en les orientant selon leurs besoins.
Fournir des informations complètes sur les services et les produits disponibles, en mettant en avant les avantages et les caractéristiques spécifiques.
Traiter les demandes de renseignements et les réclamations des clients de manière professionnelle et efficace, en cherchant à résoudre les problèmes rapidement et avec courtoisie.
Participer aux événements, assurer une présence lors d'occupations d'espaces, notamment sur des week-ends.
Assistance administrative et opérationnelle :
Etablir des devis de services et prestations, en tenant compte des demandes spécifiques des clients.
Traiter les demandes de réservation et de location d'espaces, en maintenant un calendrier précis des occupations.
Effectuer des recherches de produits et des comparaisons d'offres pour garantir la meilleure qualité au meilleur prix.
Rédiger et mettre à jour des procédures internes pour assurer la cohérence des opérations et la conformité aux normes.
Soutien opérationnel et logistique :
Assister le technicien de surface dans les tâches de nettoyage et de maintenance du site, en veillant à ce que les normes de propreté et de sécurité soient respectées.
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.