Assistant(e) du responsable du service restauration collective-entretien
Il assure par délégation et en collaboration avec la directrice, le pilotage de certains dossiers confiés sur un plan administratif et organisationnel. Agent garant du fonctionnement administratif et force de proposition dans l’établissement des procédures relevant de son champ de compétence.
Administratif et réglementaire
Assurer la mise en œuvre et le suivi des dossiers et appels d’offres pilotés par le service
Rédiger et suivre les supports administratifs (annualisation des agents, fiche de suivi, commande…. )
Organisationnel
Réceptionner les appels téléphoniques
Apporter une aide et des conseils dans le cadre de la mise en place d’outils de gestion dans une logique d’optimisation des procédures
Assurer le suivi des demandes des services transversaux
Rédiger divers courriers, notes et compte-rendu et assurer le suivi du courrier en collaboration avec le responsable de service
Faire remonter les requêtes et difficultés de terrain
Saisir les de la facturation des repas des enseignants sur logiciel AGORA en partenariat avec le secteur scolarité
Assurer la gestion du courrier quotidien du service
Assurer la gestion du fonds documentaire du service
Assurer la gestion des fournitures administrative et EPI du service
Assurer le classement et l’archivage
Le mode projet
Participer à la coordination et mise en œuvre de projets
Faire appliquer par délégation les directives auprès des référents de site et autres collaborateurs
Participer à l’organisation de temps forts au sein du service
Participer à la réflexion globale du pôle en apportant expertise et conseil sur les modalités de mise en œuvre relevant de son champ de compétence
Assurer le lien avec les usagers et les habitants (ex : Séniors bénéficiant du portage à domicile, avec les parents pour la mise en place d’un PAI alimentaire, prestation fête des voisins…)
Saisir les factures dans l’application pour le suivi du tableau de bord du respect de la loi Egalim
Financier
Assurer le suivi administratif et budgétaire en fonctionnement et en investissement
Saisir les bons de commande, assurer le suivi des livraisons, du règlement des factures et mettre à jour les tableaux de bord et statistiques
Gérer les commandes de pain
Participer à l’élaboration du budget primitif et au bilan d’activités
Assurer le suivi des marchés (renouvellement, pénalités…)
Lien avec les différents services municipaux, intercommunaux, départementaux, Education Nationale, partenaires externes…
SAVOIRS :
Connaissance de la Ville,
Connaissance des règles d’hygiène alimentaire collectives,
Connaissance de l’environnement territorial
Connaissance des procédures internes
Connaissances des outils informatique généraux, y compris spécifiques Ciril, Agora…)
SAVOIR FAIRE :
Relative autonomie dans l’organisation du travail et en fonction de la priorité des dossiers à gérer
Aptitude à communiquer et transmettre des informations, capacités d’organisation
Qualités relationnelles, d’adaptation et aptitude à favoriser les relations professionnelles sereines
Capacités rédactionnelles et organisationnelles
SAVOIR ÊTRE :
Sens de l’écoute, organisé, autonome, prise d’initiative, esprit d’équipe, méthodique, diplomate, rigoureux, assidu, ponctuel
Travail en transversalité et en équipe
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Garantir le respect et l’application de la RGPD
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 2 primes semestrielles sous conditions
- CNAS, participation mutuelle et contrat groupe Prévoyance sous conditions