Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) d'accueil (H/F)
La Maison Saint Aix a été créée il y a 15 ans par l'entrepreneur néerlandais Eric Kurver, un passionné de vin qui a acheté un vignoble de 75 ha en AOP Coteaux d'Aix, avec comme ambition de produire le meilleur Rosé possible.
Issu de ce terroir exceptionnel, "AIX" Rosé est aujourd'hui apprécié par les professionnels et les amateurs dans plus de quarante pays à travers le monde.
Les missions
Sous la responsabilité du directeur administratif et financier, vous aurez la charge d'assurer plusieurs tâches de réception/accueil, d'intendance, de secrétariat et d'assistance auprès des différents services.
A ce titre, voici vos principales missions :
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique de la société ;
- Vous garantissez la prise en charge quotidienne du courrier entrant et sortant ;
- Vous gérez la boite de réception électronique générale de la société et vous assurez que les messages soient correctement distribués aux personnes concernées et traités. Vous répondez à des demandes d'information ne nécessitant pas de validation préalable.
- Vous pouvez être amené(e) à accompagner les clients à la boutique et procéder à l'encaissement de leurs achats.
- Vous gérez les fournitures de bureau, recharges et produits d'entretien et passez commande quand nécessaire.
- Vous êtes en charge de l'organisation logistique de réunions ainsi que de l'intendance lors de celles-ci (réservation de salles, invitations etc.)
- Vous aidez les membres de la direction dans l'organisation de leurs RDV et déplacements professionnels : réservation d'hôtels et transports, le cas échéant préparation de documents.
- Vous contribuez activement à la bonne organisation d'événements clients à Aix en Provence ou au domaine : contact de fournisseurs, réservations d'hôtels, transports, restaurants.
- Vous réalisez divers travaux administratifs nécessaires au bon fonctionnement de la société : dépôt de documents, gestion électronique de documents, classement de dossiers, inventaires, etc.
- Vous recevez et transmettez les demandes de maintenance informatique au prestataire.
- Vous vous assurez avec le service d'entretien que les locaux soient maintenus dans de bonnes conditions de rangement et de propreté.
- En cas de besoin, vous participez à d'autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
Votre profil
- BAC +2, type DUT Gestion des entreprises, BTS Support à l'action managériale, BTS Gestion de la PME, BTS Commerce, BTS Secrétariat, BTS Comptabilité et Gestion ;
- Vous maîtrisez parfaitement le français et l'anglais (lu, écrit, parlé). Tout autre langue est un atout ;
- Vous appréciez de travailler dans un environnement multiculturel ;
- Idéalement vous avez une connaissance et/ou un attrait pour le milieu viti/vinicole ;
- Expérience précédente dans un poste similaire vivement souhaitée ;
- Vous maîtrisez parfaitement l'outil informatique (Office, Outlook) ;
- Vous êtes rigoureux et avez le sens du détail ;
- Votre esprit d'organisation vous permet de fixer les priorités et de travailler sur plusieurs tâches à la fois ;
- Vos facilités relationnelles et votre enthousiasme vous permettent une intégration aisée et rapide au sein d'une équipe dynamique ainsi qu'un bon contact envers nos clients ;
- Vous êtes autonome et avez le sens de la confidentialité, vous êtes doté d'une proactivité vous permettant de proposer des solutions ;
- Vous disposez d'un véhicule personnel vous permettant de vous rendre au bureau quotidiennement au domaine (Jouques - 13490)
Experience: 48 Mois
Compétences: Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser une recherche documentaire
Langues: Anglais exigé,Français exigé
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de boissons
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.