Chargé.e des interventions (F/H)
Cadre d’emploi des rédacteurs (B)
Filière administrative
Cabinet du Président
Le poste est placé sous l’autorité fonctionnelle du cabinet et hiérarchique de la direction générale.
Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuelle
Référence de l’annonce: GN 24-89
Date limite de candidature : 03/06/2024
Missions :
Le ou la secrétaire se voit confier l’accueil, la réponse écrite et le suivi de la résolution de toutes les sollicitations individuelles adressées au Maire Président. Ces sollicitations arrivent par différents canaux (rencontres sur le terrain, courrier postal, courriel, messages,…) et nécessitent d’être caractérisées puis correctement aiguillées vers les services compétents. Chaque demande fait l’objet d’un accusé réception puis d’une réponse détaillée à la signature du Maire Président induisant un suivi du traitement, éventuellement des relances, avant classement.
Disposant de grandes qualités relationnelles, d’écoute, d’accueil, de compréhension mais aussi des compétences rédactionnelles et organisationnelles, il ou elle assure le traitement personnalisé et bienveillant des demandes signalées par le cabinet. Elle ou il fait preuve d’une grande discrétion dans le traitement des situations personnelles.
Le ou la secrétaire devra :
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques individuels ;
- réceptionner les demandes écrites et les caractériser ;
- transmettre les demandes vers les services compétents avec une orientation de traitement conforme aux consignes reçues ;
- rédiger et mettre en forme des projets de réponse aux usagers ;
- archiver les demandes ;
- organiser des rendez-vous ;
- participer à la continuité du secrétariat particulier du maire président.
Compétences et profil :
- Expérience en collectivité locale appréciée ;
- Bonnes capacités rédactionnelles (forme, syntaxe, orthographe,…) ;
- Capacités d’écoute, d’accueil et de compréhension ;
- Maitrise des outils bureautiques ;
- Sens de l’organisation, autonomie et rigueur, réactivité,
- Discrétion et loyauté ;
- Sens du travail en équipe ;
- Flexibilité et adaptation à un contexte changeant.