Assistant administratif / Assistante administrative Apprentissage (H/F)
Mission 1 - Gestion des contrats d'apprentissage, contrats pédagogiques et conventions de formation
Renseigner les entreprises
Réceptionner et contrôler la conformité des CERFA et des contrats pédagogiques avant signature
Contrôler la réception des prises en charge de chaque contrat d'apprentissage et effectuer les relances le cas échéant
Elaborer les conventions de formation
Numériser et déposer les documents sur les serveurs
Mission 2 - Gestion des apprentis
Suivre les absences et alerter le cas échéant
Réceptionner et instruire les demandes d'aide à la restauration/ hébergement et transmettre au service concerné
Réceptionner et instruire les demandes d'aide au permis de conduire et transmettre au service concerné
Réceptionner et instruire, en lien avec le-la référent-e apprentissage, les demandes d'aide au premier équipement et transmettre au service concerné
Elaborer et transmettre les attestations de fin de formation aux apprentis
Mission 3 - Gestion des enquêtes de satisfaction entreprises
Transmettre les enquêtes de satisfaction aux entreprises
Compléter les données sur les différents applicatifs pour répondre aux enquêtes apprentissage
Mission 4 - Gestion financière
Assurer la facturation des coûts contrats auprès des financeurs et émettre les certificats de réalisation
Assurer le suivi financier et effectuer des relances le cas échéant
Assurer le suivi des frais annexes en lien avec le service concerné
Profil recherché : vous êtes titulaire d'un diplôme Bac+2 et vous justifiez au moins d'une première expérience de 2 ans.
Vos qualités : vous êtes autonome, réactif-ve, avez le sens de l'organisation. Capacité de communication, d'adaptation et discrétion professionnelle sont également nécessaires, ainsi que d'excellentes qualités rédactionnelles.
Poste à temps plein (base 39 heures hebdomadaires avec RTT) en journée. Statut : contractuel de l'Education Nationale. CDD de 12 mois renouvelable par année civile. Salaire en fonction du diplôme et de l'ancienneté professionnelle.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.