Secrétaire (H/F)
Responsable de l'administration des activités quotidiennes de la réception et du cabinet dentaires, y compris, mais sans s'y limiter : la tenue des dossiers des patients, la planification des patients, les comptes débiteurs, le maintien de l'apparence et de l'ordre du cabinet dentaire et le rappel/les soins système.
TÂCHES SPÉCIFIQUES
Gestion de l'accueil
- Gérer les opérations quotidiennes du cabinet dentaire
- Ouvrir et fermer le cabinet dentaire selon le protocole du cabinet
- Examiner l'accueil pour une apparence soignée et professionnelle et apporter les modifications nécessaires
- Vérifiez l'exactitude de l'agenda et affichez-le dans toutes les salles de traitement
- Répondre aux appels téléphoniques avec professionnalisme
- Assurez-vous que le téléphone est décroché avant la troisième sonnerie en tout temps. Recueillir et répondre aux messages laissés sur le répondeur. Assurez-vous que le message approprié est sur le répondeur, par exemple : déjeuner, réunion du personnel, vacances, etc.
- Gérer le répondeur au quotidien. Assurez-vous que le message est adapté au contexte
- Examiner les fournitures pour la réception et fournir la commande au responsable d'accueil .
- Surveiller l'état des salles d'attentes. Vérifiez au moins deux fois par jour et corrigez tout problème de propreté.
Gestion des patients
- Maintenir un espace d'accueil professionnel ; organiser le matériel d'éducation des patients, etc.
- Accueillir et accueillir les patients et les visiteurs du cabinet
- Enregistrer les patients selon le protocole du cabinet, vérifier et mettre à jour les informations sur les patients. Gérer les rappels et le système des patients inactifs
- Superviser les relations avec les patients et traiter les plaintes des patients, selon le protocole du cabinet
- Aider à expliquer la politique du cabinet aux patients
- Confirmer les rendez-vous du lendemain selon le protocole et les préférences du cabinet
- Prendre des rendez-vous de suivi au besoin
- Connaître la politique financière du cabinet et être capable d'assister à une consultation sur le traitement et de conclure un accord financier avec un patient conformément à la politique financière du cabinet
- Envoyez des lettres de bienvenue aux nouveaux patients. Envoyez des cartes de remerciement.
La gestion des dossiers
- Recueillir et enregistrer avec précision les informations d'assurance des patients
- Enregistrer les entrées de tableau à partir de conversations téléphoniques ou en personne, le cas échéant
- Assurez-vous que les enregistrements sont stockés en toute sécurité et traités conformément aux réglementations de confidentialité
- Assurez-vous que les formulaires médicaux et les formulaires de consentement de chaque patient sont signés et à jour.
- Enregistrer avec précision les informations sur les patients
- Organiser les dossiers des patients et les radiographies pour les rendez-vous du lendemain
- Suivre les cas et d'envois vers et depuis d'autres dentistes
Gestion de l'inventaire
- Surveiller l'inventaire et commander des fournitures de bureau au besoin
- Surveiller et s'assurer que tout l'équipement electronique et informatique du cabinet dentaire fonctionne correctement
Participation
- Participer activement aux réunions du personnel. Effectuer d'autres tâches assignées par l'office manager
Correspondance
- Trier, organiser et distribuer le courrier
- Préparer et envoyer des lettres de remerciement aux nouveaux patients et aux référents selon les directives de l'office manager
- Préparer et envoyer toute autre correspondance nécessaire selon les directives de l'office manager
BESOINS EN PERSONNEL
Expérience d'éducation
- Baccalauréat
- Écriture lisible pour les communications
- Connaissance des logiciels dentaires un atout
- Expérience souhaitée
Interpersonnel
Expérience en service client ou en relations avec les patients
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, informer une personne,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,baccalauréat
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Pratique dentaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.