Assistant.e de direction (H/F)
Ce poste est proposé au mouvement interne de l'université. Il est donc susceptible d'être vacant.
La Faculté de Langues et Cultures Étrangères et Régionales gère 250 personnels enseignants et 26 personnels administratifs. Elle gère aussi 3200 étudiants spécialistes en langue et offre une ou plusieurs enseignements de langue à l'ensemble des inscrits de l'université.
Missions
Assurer le Secrétariat de Direction de l'UFR 2
Mission 1 :
Activités :
Gestion administrative
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de l'UFR
Assurer les prises de rendez-vous de la Direction
Traiter le courrier électronique et postal ainsi que les appels téléphoniques
Suivre la circulation des parapheurs des différents dossiers de la Direction
Gérer les agendas de réunions et contrôler les échéances
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports.)
Traiter et diffuser des informations internes et externes (colloques, manifestations et autres)
Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des personnels enseignants et administratifs de l'UFR.
Élaboration de courriers, tableaux, courriels (sous l'autorité du Responsable Administratif).
Classer et pré-archiver les documents, courriers, comptes-rendus et relevés de décisions
Mission 2 :
Activités :
Gestion et suivi des dossiers de la Direction de l'UFR 2
Conseil de l'UFR
Préparation et envoi des convocations - Participation au Conseil, prise de note en sténographie et rédaction du compte rendu.
Conseils des Directeurs de départements
Préparation et envoie des convocations - rédaction des relevés de décisions.
Comités de Sélection
Préparation et envoi des convocations - suivi et gestion des dossiers avec la Direction de l'UFR et les Présidents des Comités - travail en lien avec la DRH-enseignants.
Élections au sein de l'UFR 2
Organisation matérielle des élections au Conseil de l'UFR en collaboration directe avec le
Responsable Administratif et en lien avec la DAJI.
Mise en forme et élaboration des différents documents nécessaires au bon déroulement des élections en vérifiant la régularité juridique et administrative, dans les délais impartis (décision de convocation du corps électoral, listes électorales, déclaration de candidature, procuration, procès-verbaux des opérations de vote et proclamation de résultats, information par mail et affichage, etc..). Participation aux élections.
Mission 3 :
Activités :
Gestion et suivi des dossiers du personnel administratif de l'UFR
Autorisation d'absence, congés, formation, etc..
Suivi des dossiers du personnel enseignant de l'UFR
Notation administrative, tableau d'avancement, titularisation, etc..
Gestion et suivi du matériel pour les cours des enseignants
Réservation de vidéoprojecteurs, ordinateurs, demandes de clés/badges, commandes de feutres, etc...
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtrise des logiciels WORD, EXCELL, POWERPOINT et des outils de messagerie
L'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche et des Universités.
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
Sens des priorités
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
SAVOIRS ÊTRE
Discrétion
Très bon sens relationnel
Sens de l'accueil
Capacité d'anticipation
Force de proposition
Sens de l'écoute
Sens du Service Public
Experience: 12 Mois
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.