Assistant(e) administratif (ve) à la Direction des services techniques
1. Accueil physique et téléphonique des Services Techniques
- Accueil téléphonique et physique
- Orientation et filtre des appels
- Saisie des demandes d'intervention sur FLUXNET
2. Gestion des mails de la boite " Services Techniques
- Consultation des mails
- Gestion des demandes relatives au service administratif de la DST
- Dispatching des mails au sein de la direction
- Saisie des demandes d'intervention sur FLUXNET
3. Administratif
- Réception du courrier, dispatching au sein de la direction
- Suivi du courrier dans le tableau de bord
- Rédaction des réponses en collaboration avec le chef de service
- Envoi quotidien de rapports d'astreinte à la DGS, cabinet du Maire et Elu de référence
- Extraction 2 fois par mois des demandes FLUXNET non traités pour relancer les chefs de services
- Classement
4. Secrétariat des Commissions de sécurité (en collaboration le service Patrimoine/ Bâtiment)
- Courriers
- Comptes rendus et procès-verbaux
- Convocations
- Classement
5. Transport
- Gestion du car municipal : demandes, plannings, transmission aux services concernés
- Gestion du Dobus : suivi de la régie et des demandes de cartes imagin'R
- Mise à jour et suivi du Parc Automobile
- Gestion des demandes de cartes carburants et des tickets de caisse
- Classement
6. Voirie / Propreté
- Rédaction des actes administratifs relatifs à la voirie (arrêtés...)
- Rédaction de courrier divers en collaboration avec le chef de service
- Préparation d'un rapport mensuel de fréquentation de la mini déchèterie
- Classement
7. Logistique
- Rédaction de courriers et arrêtés en lien avec les manifestations
- Classement
8. Personnel
- Elaboration et suivi des plannings d'astreinte (ST et salage)
- Préparation des dossiers hebdomadaire (missions ; autorisations...)
- Suivi du planning de présence des gardiens en collaboration avec le responsable des gardiens
- Classement
9. Comptabilité
- Saisie des bons de commandes sur CIRIL
- Impression des bons signés
- Saisie des dépenses sur le tableau de bord du budget par service
- Saisie des fluides et consommation carburant sur le tableau bord
- Elaboration d'états des dépenses CAF pour le service de la petite enfance, enfance et jeunesse
Savoirs et savoirs faire*
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie
- Concevoir un tableau de bord
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Veille informationnelle
- Veille réglementaire
Savoirs comportementaux*
*Très bon sens relationnel
*Calme et discret(e)
*Autonome
*Accueillant(e)
*Capacité d'anticipation
*Force de proposition
*Sens de l'écoute
*Sens du service public
*Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
*Sens des priorités
* Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
*Capacité à prendre des initiatives
*Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
*Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
*Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion