Assistant de Direction H/F
Arcade Tertiaire, groupe ID SEARCH, est spécialisée dans le recrutement de personnel non-cadre et cadre sur des contrats en CDI, CDD ou mission d'intérim.
Présent depuis plus de 15 ans sur le marché du recrutement, notre équipe est experte sur les métiers de l'Assistanat, des Ressources Humaines, du Juridique et de l'ADV / Supply-Chain. Nos collaborateurs mettent tout en oeuvre pour évaluer avec pertinence les compétences et aptitudes recherchées.
Société à taille humaine, Arcade valorise une relation de proximité, d'écoute et d'accompagnement avec ses candidats.
Description du poste
Notre client, un établissement public qui met en oeuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale, recherche dans le cadre d'une mission d'intérim d'un mois renouvelable à pourvoir immédiatement :
Un Assistant de direction H/F
Type de contrat : Intérim
Localisation : Paris 1er
Base hebdomadaire : 35H
Rémunération : 30 000 à 40 000 € brut annuel selon profil
Dans le cadre de vos fonctions, vos missions seront scindées en différentes catégories :
Secrétariat juridique - Instances
- Participer à la gestion administrative du secrétariat juridique : appui à l'organisation des réunions du conseil d'administration, organisation de comités spécialisés et diffusion des décisions d'autorisation des concours
- Assurer la circulation de l'information liée au secrétariat juridique (intranet, Oodrive/Boardbox, relations avec les prestataires externes, la DG et les autres directions et avec les directions
- Assister dans le suivi des relations avec les actionnaires et membres du conseil d'administration et des comités
Assurer la gestion administrative de certaines tâches relevant du secrétariat juridique :
- Constituer des dossiers de diligences (KYC)
- Classer et participer à l'alimentation de la documentation juridique du service
- Suivi, classement et archivage des contrats de prestations de services
- Prise en charge des demandes de traduction et de notarisation ;
- Appui à la gestion comptable : prise en charge des factures relatives aux instances/fourniture/notaires/traductions), suivi et enregistrement des commandes
Communication - Evènementiel
- Participer à l'élaboration d'outils de communication de la Direction juridique (Newsletter, organigramme, site intranet)
- Participer à l'organisation des réunions mensuelles et des séminaires internes au Département
Réaliser les missions de secrétariat pour un responsable et les membres d'une équipe :
- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, navette, DHL, appels téléphoniques) ;
- Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable ainsi que les missions et déplacements des membres de l'équipe
- Tenir à jour le planning des absences, le fichier des agents
- Rédiger des courriers/notes/CR
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du département
- Réaliser des travaux d'appui pour le service (classement, photocopies/scans, archivage, création et gestion de répertoires, attribution et gestion des droits d'accès aux répertoires, commandes fournitures, gestion des flux de personnel etc.).
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs en situation de handicap.
Profil recherché
Profil recherché :
Vous êtes titulaire d'un diplôme supérieur dans l'assistanat de direction et vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire d'au moins 3 ans.
Vous faites preuve de polyvalence et d'une bonne capacité d'adaptation. Vous possédez un excellent sens du relationnel et vous montrez rigoureux dans l'exécution de vos tâches.
Vous maîtrisez les outils informatiques mais également d'un bon niveau en anglais.
Enfin, vous savez faire preuve de discrétion.