Assistant communication / événementiel
La personne recrutée épaule l’ensemble des équipes du groupement, et en particulier la Direction et les chefs de projets, et aura pour missions principales :
- D’accompagner les équipes dans la mise en oeuvre opérationnelle des activités d’animation des communautés numériques
- D’organiser tous les événements portés par le groupement, et de veiller à leur bon déroulement
Evènementiels / Manifestations
• Identifier les exigences et les attendus de chaque événement porté par les différents services du groupement : assises, hackathon, ateliers, salons, réunions techniques, statutaires … ;
• Planifier et organiser les manifestations en tenant compte des contraintes financières et de temps ;
• Assurer et coordonner l’ensemble des opérations liées à l’organisation des évènements : inscription, réservation, préparation/rangement des lieux, envoi et suivi des invitations, logistique, presse, communication, prestaires vidéos, etc..) ;
• Etablir une liste de prestataires de confiance intervenant sur les événements du groupement (lieux de réunion, traiteurs, presse, restaurant ...) ;
• Piloter et coordonner les différents intervenants sur un évènement ;
• Participer aux évènements afin de s’assurer de leur bon déroulement ;
• Évaluer le succès de l'événement, soumettre un bilan ;
• Centraliser l’ensemble des évènements afin d’enrichir le calendrier des manifestations du groupement.
Participation à la communication interne / externe du GIP
• Création de supports de communication interne et externe (infographies, flyers, plaquettes, revue de presse, newsletter...) ;
• Mise à jour de supports print existants ;
• Proposition de création de nouveaux supports ;
• Rédaction de contenus et d'actualités pour le site internet ;
• Mise en ligne de divers documents et gestion des groupes de travail sur les différents sites internet gérés par le groupement, en particulier Do.Terr ;
• Conception de mailings et newsletters à destination des différentes communautés ;
• Publications sur les réseaux sociaux en pertinence avec l'actualité de la structure, de ses domaines d'activité et de l'actualité régionale.
Activités annexes
• Organisation des déplacements professionnels des personnels du groupement (inscription aux manifestations, réservation de restaurants, hôtels, etc…).
• Prise de rendez-vous pour la Direction ou les Chefs de projets.
• Gestion des ressources (salle de réunions)
• Enrichissement des différentes bases de contacts avec les coordonnées des participants aux différents événements, en particulier Odoo, en vue d’optimiser les communications par mail.
• Participation à la mise en oeuvre de nouveaux projets et/ou de nouveaux processus internes.
• Concevoir, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, notes, tableaux de bords, …)
• Classer et archiver les dossiers et la documentation.
SAVOIRS-FAIRE :
• Maitrise des outils bureautiques, graphiques et digitaux (Excel, PowerPoint, Suite Adobe, Canva, …)
• Aisance avec l’environnement informatique
• Très bonnes aptitudes rédactionnelles
• Gestion des priorités, du temps de travail
• Techniques de gestion administrative et d’organisation logistique
• Bonne connaissance du fonctionnement des réseaux sociaux
SAVOIRS-ETRE :
• Aisance relationnelle
• Autonome tout en témoignant d’un fort esprit d’équipe
• Diplomate
• Créatif.ve
• Force de proposition
• Grande capacité de souplesse et d’adaptation
• Rigoureux.se, organisé.e et pro-actif.ve
• Qualité d’écoute