Chargé d'accueil (H/F)
Ville centre de l’Agglomération Seine-Eure (105 000 habitants, 60 communes), Louviers en est le cœur commerçant avec plusieurs centaines de commerces de proximité et d’artisans.
Forte de ses nombreuses infrastructures culturelles (Musée, école de musique, Médiathèque, Scène 5, Cinémas, théâtre, Gare aux Musiques) et sportives (complexe aquatique, patinoire, piste d’athlétisme, gymnases, skate-park), la ville est de plus en plus attractive, comme en témoigne l’augmentation de la population de près d’un millier d’habitants en cinq ans.
Reconnue pour son dynamisme et son gout de l’innovation, Louviers est une ville « moyenne » qui vise toujours l’excellence !
LA VILLE DE LOUVIERS - 20.000 habitants 30 km de Rouen - 1 heure de Paris recrute un/une : Chargé d'accueil (H/F) pour sa direction ressources au sein du pôle éducatif et sportif (suite une disponibilité de 1 an) CDD
Temps complet 36h30/semaine
MISSIONS PRINCIPALES:
• Accueil physique et téléphonique du public
• Renseignement et orientation du public
• Gestion du courrier, des mails, des réclamations et du portail famille
• Identification et qualification de la demande sociale et orientation vers les services ou les professionnels concernés
• Accompagnement dans les démarches administratives
• Gestion et affichage d’information
• Adaptation de l’accueil au public en difficulté sociale
• Traitement et suivi des demandes de garde de la petite enfance
MISSIONS SPECIFIQUES:
• Suivi de l’activité du kiosque famille et recueil de données statistiques
• Application des consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
CONTRAINTES:
• Travail sur écran en bureau et guichet d’accueil
• Discrétion et secret professionnels et devoir de réserve
• Pics d’activités liés aux périodes d’inscriptions, de paiements, rentrée scolaire…
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation du public
• Tenue vestimentaire et hygiène corporelle adaptées
SAVOIRS:
• Organisation de la collectivité
• Directives et procédures d'instruction des dossiers
• Procédures de transmission des demandes
• Droits et obligations des usagers
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Techniques et outils de communication, de médiation et de négociation
• Techniques de secrétariat et maîtrise des règles orthographiques et grammaticales
• Techniques de capitalisation et de classement des documents
• Techniques de recherche d'information
• Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
• Orientations et missions des services sociaux
• Logiciels métier
• Gestion d’une caisse, d’une régie
• Maîtrise des modes de paiements (numéraires/espèces, CESU, chèques, carte bancaire, prélèvement automatique…)
SAVOIRS FAIRE:
Accueil physique, téléphonique et numérique du public
• Accueillir le public avec amabilité
• Prendre des messages
• Gérer les files d’attente
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Favoriser l'expression de la demande
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible
• Relever et traiter le courrier / courriel
• Instruire et constituer les dossiers d’inscription scolaire, de dérogation scolaire, d’accueil en centre de loisirs, de restauration scolaire, de pré-inscription en crèche ou au Relai d’Assistants Maternels
• Valider les inscriptions faites par le portail numérique
• Assurer l’encaissement des paiements issus de la polyfacture
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S'adapter aux publics de cultures différentes
• Adapter son intervention aux différents publics
• Gérer un système de mesure de la fréquentation
• Suit l’activité du kiosque famille et recueille des données statistiques.
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité
Renseignement et orientation du public
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
• Présenter des documents d'information et de communication
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Aider à rédiger des documents administratifs
Identification et qualification des demandes sociales
• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
• Établir la différence entre la demande et le besoin réel
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services sociaux
• Transmettre la demande au service social compétent
Accompagnement dans les démarches administratives
• Recueillir la demande de l’usager
• Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
• Participer à l'instruction de la demande de l'usager
• Donner une information sur le suivi des dossiers
• Demander des pièces complémentaires
• Vérifier la conformité des dossiers
Fonctions d’encaissement
• Encaisser les paiements
• Établir l’arrêté de caisse quotidienne
• Régisseur suppléant de la Régie de recettes,
Gestion et affichage d'informations
• Diffuser des informations ou des documents par tout moyen
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
SAVOIRS ETRE:
• Qualités relationnelles : amabilité, constance, bienveillance, empathie,
• Sens de l’équité
• Sens de l’accueil
• Discrétion, sérieux et rigueur
• Polyvalence
• Capacité d’adaptation
DIPLOMES REQUIS:
• Titre Professionnel (TP) Agent d’accueil et d’information
• BEP Accueil et secrétariat
• BAC PRO Services (accueil, assistance, conseil)