Assistant/ Assistante de gestion Réf. 1413-24
Au sein de ce service de 9 personnes, l’assistant(e) de gestion relations aux étudiants des formations sanitaires et sociales met en œuvre la politique régionale visant à assurer une qualité de relation avec les usagers et à contribuer à leurs bonnes conditions de vie et de réussite par la qualité de mise en œuvre des dispositifs en charge, en veillant à permettre, par des qualités spécifiques de communication, à une bonne attractivité des formations sanitaires et sociales afin d’augmenter le nombre de diplômés et répondre ainsi aux enjeux du secteur.
MISSION 1 : Suivre et accompagner la relation aux usagers sur tous les canaux de contact et avec tout partenaire ou prestataire nécessaire
- Répondre aux demandes des usagers reçues au centre d’appels (accueil téléphonique, courriers, courriels), en veillant à une qualité constante de réponse et en s’assurant de la pertinence des modèles types de réponses,
- Participer à la mesure de l'activité et à l’évaluation du centre d'appels au travers d'indicateurs quantitatifs et qualitatifs, présenter les résultats en proposant toute piste potentielle d'amélioration et de perfectionnement au service des Franciliens,
- Instruire et suivre les demandes complexes en lien avec la chargée de mission du secteur, le service relations aux organismes et l'équipe de médiation.
MISSION 2 : Assurer l'instruction des bourses aux étudiants des formations sanitaires et sociales et du FRAS (Fonds Régional d’Aide Sociale), en lien avec l'équipe et en application du règlement régional desdits dispositifs
- Instruire les demandes de bourses et du FRAS, vérifier et examiner les pièces pour la complétude des dossiers, réclamer toute pièce manquante, effectuer les relances nécessaires,
- Contribuer au suivi des bourses et du FRAS et répondre aux demandes des bénéficiaires et des organismes, participer à la présentation de ces dispositifs dans les réunions dédiées.
MISSION 3 : Contribuer au bon fonctionnement du service
- Collaborer à la gestion administrative des actions du service selon les besoins et urgences, en tenant compte et s’adaptant aux pics d’activité,
- Participer, en tant que de besoin, aux projets du service en matière de transformation et d’amélioration.
Savoirs :
- Expérience appréciée dans le champ de l’administration publique, de la communication et la relation à l’usager, ou des domaines sociaux et de santé,
- S’intéresser au champ des formations sanitaires et sociales et aux dispositifs d'aides aux étudiants (bourses, FRAS, ...),
- Intérêt pour les enjeux de l’environnement territorial et aux enjeux des secteurs en charge.
Savoir-faire techniques et méthodologiques :
- Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et adaptabilité aux outils régionaux (logiciel de courriers, applications pour l’instruction des bourses et du FRAS),
- Capacité d'analyse, de reporting, d'organisation et d'anticipation,
- Ecoute des interlocuteurs, expression claire, courtoisie face à tout type d’interlocuteurs,
- Mise en œuvre de techniques de rédaction et de mise en page de courriers administratifs avec aptitudes rédactionnelles et de synthèse.
Savoir-être :
- Fiabilité, disponibilité, ouverture, curiosité et intérêt pour les sujets traités,
- Sens du travail en équipe,
- Capacité d'écoute et de dialogue,
- Être ponctuel et respecter la confidentialité,
- Savoir rechercher l'information et la mettre en application.