Assistant(e) de Direction
Description du poste et Missions
Assister l'économe diocésain dans ses activités, assurer l'interface avec les services et avec les
paroisses
Champ relationnel
En interne
Maison épiscopale, services de l'Evêché, pôles pastoraux, paroisses, prêtres
En externe
Entreprises, banques, commissaires aux comptes, diocèses, CEF
Missions et activités
Secrétariat
- Gestion du courrier et courriels
- Accueil du service de l'économat
- Mise en forme des documents (word, excel, powerpoint)
- Classement et archivage
Assistance
- Interface avec les acteurs du diocèse
- Gestion de l'agenda de l'économe diocésain
- Organisation des déplacements
- Préparation des réunions et rédactions des comptes-rendus
- Préparation des dossiers
Gouvernance
- Secrétariat des conseils d'administrations et assemblées générales
- Préparation des conseils, ordre du jour et annexes
- Envoi des convocations
- Rédaction des comptes-rendus
Autres conseils (Collège des consulteurs, AGEDEC, AAMS)
- Convocations et ordre du jour
Suivi des paroisses et des services pastoraux
- Préparation des transmissions
- Collecte des informations
- Informations
- Soutien, aide diverse aux paroisses et services
Commission Ville-Evêché
- Recueil des besoins en paroisse
- Lien avec le service travaux
- Présence et compte rendu de la commission
- Relation avec la Ville
Maison Episcopale
- Relation avec l'Evêque
- Vie de l'évêché en lien avec l'assistante de l'Evêque
Suppléance des collègues
- Information en cas d'absence
Services généraux : Supervision de la secrétaire d'accueil :
- Achats (fournitures de bureau, matériel pour les salariés, autres)
- Gestion de la société de nettoyage,
- Gestion du prestataire informatique (notamment ouvertures des courriels)
- Téléphonie, internet, bureautique, imprimante, photocopieur, machine à affranchir, mise
sous pli,
- Groupement d'achats Cèdre
- Appels d'offres
Relations bancaires
- Ouverture et clôture des comptes bancaires,
- Gestion des pouvoirs
- Soutien au service financier
Collecte de fonds et suivi des donateurs : En coopération avec la responsable collecte de dons :
- Lancement des campagnes avec le service communication
- Traitement des dons
- Gestion de la base de données, extraction, analyse
- Etablissement et envoi des reçus fiscaux
- Suivi des donateurs
- Relation avec la CEF
- Panier connecté HEOH
Profil recherché
Savoirs
- Maitrise des outils bureautique et internet
- Capacités rédactionnelles
- Connaissance du milieu ecclésial
- Sens de l'accueil
Savoir faire
- Secret professionnel
- Rigueur, fiabilité, méthodologie
- Sens des priorités et de l'organisation
- Savoir alerter
- Savoir rendre compte
Savoir être
- Bon relationnel
- Esprit d'équipe et de coopération
- Grande rigueur et fiabilité
- Adaptabilité, polyvalence, dynamisme