Assistant(e) de direction à la DEB (H/F)
Le niveau direction de la DEB se compose du directeur, de ses deux adjoint.e.s, du chef de cabinet, de son adjoint.e et d'une assistante de direction.
La DEB accueille environ 190 agents et comporte 4 sous-directions et une mission internationale.
Elle assure la tutelle de 20 établissements publics.
« Vos missions en quelques mots » ;
Appui général à la direction de la DEB, appui spécifique à l'adjointe au directeur de l'eau et de la biodiversité et au chef de projet.
Placé auprès de la direction, l'assistant sera chargé :
- des différentes tâches de secrétariat : gestion de l'agenda, téléphone, dactylographie, classement
- de suivre les dossiers signés du directeur ou de l'adjointe au directeur dans leur cheminement au sein de la direction puis au sein du ministère
- d'organiser les déplacements de la direction et la gestion matérielle des réunions qu'elle préside
- d'organiser et de préparer les dossiers des réunions pilotées par la direction
- de rédiger de courtes notes ponctuelles
- d'aider les bureaux de la direction à la recherche d'informations
- d'orienter les interlocuteurs vers le service ou la personne compétente.
Le secrétariat de la direction de la DEB comprend deux assistant(e)s dont un(e) plus spécifiquement affecté(e) au directeur et ce poste, plus spécifiquement affecté au/à directeur(tric) adjoint(e) et au/à l'adjoint(e) au directeur.
L'un(e) des assistant(e)s assure l'intérim de l'autre lors de ses absences.
Il/elles peuvent également avoir à effectuer ponctuellement des tâches de secrétariat pour les autres agents rattachés directement au directeur de l'eau et de la biodiversité.
Pour assurer une continuité du service de 9 h à 19h du lundi au vendredi, avec une interruption pour la pause méridienne, le travail entre les deux assistant(e)s de direction se fait en horaires décalés.
« Profil Recherché »
- Maîtrise des outils bureautiques Libre office,Word et Excel
- Rigueur et méthode, sens de l'organisation,
- Rapidité d'exécution
- Capacité à faire face à des situations d'urgence
- Intérêt pour les questions administratives et techniques traitées par la direction
- - Discrétion, diplomatie
- - Sens du travail en équipe
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques