Assistant Administrative H/F
LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation recherche pour son client un Assistant affaires réglementaires et qualités H/F basé à Rueil malmaison pour une mission d'intérim d'un an.
Vos missions seront les suivantes :
Dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, notamment des lois anti-cadeau et Transparence, assurer le suivi du budget du département réglementaire dans son ensemble, l'assistanat opérationnel du Pharmacien Responsable et de son équipe.
Gestion et suivi des devis fournisseurs : budget pharma / réglementaire
- Création (imputation comptable et budgétaire) et suivi des bons de commande dans Coupa
- Reception des PO, donner les provisions, pointage des PO via Coupa
- Mettre en place le suivi budgétaire et phasing par ligne budgétaire
- Point de contact et gestion des relances et requêtes liées à la facturation
- Répondre aux litiges fournisseurs dans l'outil DCIW
- Suivi des déclarations des cotisations, taxes et contribution aux différents organismes (CNOP, EMA, CYCLAMED, ADELPHE)
- Gestion des notes de frais et des déplacements
Gestion des comptes fournisseurs / clients
Création et suivi des comptes fournisseurs dans l'outil Velocity en récoltant toutes les infos nécéssaires
Vérification des statuts fournisseurs dans l'outil Aravo
Affaires réglementaires et assurance qualité
- Gestion du registre des absences du Pharmacien Responsable et de son remplacement par le PRI
- Tenir à jour l'organigramme du département
- Assurer l'archivage des documents réglementaires et qualité
- Faciliter les échanges et interactions avec les prestataires pharmaceutiques dans le cadre des activités de sous-traitance (Delpharm, CSP, Medipha, Vigipharm, Eudrac)
- Participer aux sujets de veille réglementaire et à leur diffusion. En assurer l'archivage hebdomadaire. Assurer la traduction des notes si besoin.
- Participer à la gestion des contrats relatifs à l'activité pharmaceutique, veiller à la mise à jour des tableaux de suivi
- Participer à la diffusion des procédures et documents liées aux activités pharmaceutiques
- Participer à la mise en place et au suivi du plan de formation et aider à l'organisation logistique des sessions de formation
- Assurer l'archivage de la veille hebdomadaire et mensuelle de la littérature en pharmacovigilance
- Etre force de proposition vis-à-vis du Pharmacien Responsable et du Responsable Assurance Qualité de toute action à mener
- Assurer l'organisation et la coordination d'événements du département (audits, inspections, organisation de réunions, réception d'intervenants extérieurs)
- Assurer les relations avec NèReS (association représentative de la profession) : agenda, diffusion des CR des réunions
- Assurer les relations avec le Conseil National de l'Ordre des Pharmaciens
- Être l'interface active et permanente entre l'équipe affaires réglementaires et les différents interlocuteurs, en interne comme en externe
- Préparation des demandes réglementaires et scientifiques
Loi anti-cadeaux et transparence
- Assurer la coordination de l'activité LAC/Transparence avec les prestataires sélectionnés
- Participer au suivi des indicateurs qualité
Divers
- Rédiger les comptes rendus des réunions
- Planifier les réunions importantes
- Accès aux systèmes pharmaceutiques et gestion des demandes IT des collaborateurs
- Gérer la logistique : matériel, relations avec les services généraux
Votre profil
Vous avez déjà une expérience de deux ans sur un poste similaire.
Vous avez un bon niveau en anglais : à l'oral et à l'écrit
Vous maitrisez les outils suivants : Vélocity et Coupa.
Vous savez travailler en équipe.
A propos de nous
LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement et évaluation d'experts, cadres et dirigeants, vous accompagne tout au long de votre carrière et s'assure que vous soyez " Ready For Next ".
A votre écoute, nos experts en recrutement vous guident pour aller de l'avant et faire évoluer votre carrière vers la prochaine étape.