Assistant d'accueil et administratif (h/f)
1. Activités relatives au poste
1.1 Accueil
* Accueil physique et téléphonique ;
* Orientation des usagers ;
* Accueil des professeurs selon le planning des salles ;
* Accueil des événements organisés par La Cité des Arts (concert, spectacles, stages, interventions en milieu scolaire, etc.).
1.2 Administration
* Assistance auprès des usagers pour les dossiers d’inscriptions et réinscriptions ;
* Assistance auprès des usagers pour les paiements en ligne ;
* Etablir les fiches de présence ;
* Etablir le planning des salles ;
* Secrétariat, envoi et tri du courrier, archivage de documents administratifs ;
* Suppléance de la Responsable Administrative et Financière pour la rédaction des comptes-rendus de réunion ;
* Prise en charge de la billetterie des manifestations de La Cité des Arts ;
* Tenue des tableaux de bords ;
* Tenue des agendas du Directeur de La Cité des Arts et de la Responsable Administrative et Financière ;
* Mise à jour des dossiers administratifs des élèves ;
* Rédactions de courriels et de courriers ;
* Assistance à la Chargée de communication : impressions, façonnage (reliures, agrafages, découpes, brochages, pliages, etc.), distribution ;
* Préparation des manifestations et des réunions.
Horaires de travail:
LUN : 13h00-19h00
MAR : 10h00-12h30 puis 13h15-19h00
MER : 8h45-13h00 puis 13h45-19h00
JEU : 10h-12h30 puis 13h15-19h00
VEN : 10h00-13h00 puis 13h45-19h00
• SAVOIR
• - Connaître l’environnement territorial et les différents partenaires ;
• - Sens de l’accueil et du service public ;
• - Sens de l’organisation ;
• - Rigueur ;
• - Autonomie ;
• - Prise d’initiative ;
• - Respect des consignes ;
• - Parfaite maîtrise de l’environnement Windows et du Pack Office (Word, Excel, Outlook) ;
• - Maîtrise des techniques de secrétariat et de la bureautique (tri, classement, archivage)
• - Connaissance du logiciel iMuse ;
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• SAVOIR-FAIRE
• - Qualités relationnelles et organisationnelles ;
• - Assurer une qualité d’accueil uniforme et équitable ;
• - Etre en capacité de mettre en forme et présenter des documents ;
• - Etre en capacité d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ;
• - Etre en capacité de rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
• - Etre en capacité de recueillir des informations de communication.
• - Communiquer de façon adaptée aux différents interlocuteurs : familles, élèves, collègues.
• - Capacité à travailler en équipe, en transversalité.
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• SAVOIR-ETRE
• - Capacité d’adaptation ;
• - Discrétion ;
• - Ouverture d’esprit et curiosité ;
• - Esprit de synthèse ;
• - Disponibilité ;
• - Respect des obligations du service public : assiduité, ponctualité, neutralité, discrétion et confidentialité ;
• - Esprit d’équipe.