Chargé/Chargée du protocole Réf. 518-24
DGS - Direction générale des services - 101, DGS - Direction protocole courrier représentation - 431
Lieu de travail : Saint-Ouen - 2, rue Simone Veil 93400 SAINT-OUEN
Coordonne le montage des cérémonies, colloques et autres manifestations organisés dans les locaux régionaux par le cabinet, les unités, organismes associés ou partenaires extérieurs
MISSION 1 : Instruit les demandes d'organisation de manifestations internes formulées par le cabinet, les unités ou les demandeurs extérieurs
· Analyse les besoins des demandeurs, vérifie les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
· Fait valider par le Cabinet l'opportunité de l'organisation de la manifestation et le choix des élus à solliciter
· Rappelle les conditions de mise à disposition de salles (mention du soutien régional, validation des documents de communication, conditions de sécurité...) et rédige les courriers de confirmation aux organismes extérieurs
MISSION 2 : Coordonne l'organisation concrète de l'événement
· Planifie, organise et anime les réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service des moyens généraux et établit le compte-rendu de repérage
· Réalise les cartons d'invitation des manifestations d'initiative régionale, en lien avec la PAO et corrige et valide les pré-invitations, invitations, programmes et déroulés proposés par les organisateurs
· S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J : vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur...) et le lancement de la manifestation
MISSION 3 : Fait le lien entre les élus régionaux, le cabinet, les services et les partenaires
· Vérifie les disponibilités de la Présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter
· Prépare le dossier de la Présidente et/ou transmet les éléments de dossier aux Vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités
MISSION 4 : Missions complémentaires liées à l'organisation des manifestations
· Centralisation et transmission d'éléments de langage au conseiller technique chargé des discours de la Présidente
· Assure la liaison avec le service sécurité (liste des participants, signalisation des éventuels VIP et personnes à mobilité réduite)
· Missions complémentaires liées à la communication événementielle : commande de photographe, identification régionale des espaces (kakemonos, banderole...)
MISSION 5 : Activités de gestion administrative
· Met en place des procédures liées au développement du pôle manifestations internes
· Procède à l'archivage des dossiers
· Etablit le bilan annuel
· Accompagne la Présidente ou le vice-président jusqu'au lieu de l'événement et restes-en sa présence si nécessaire
Connaissance :
- Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité territoriale et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des règles protocolaires
- Expérience dans l'événementiel
Savoir-faire :
- Sens de l'organisation, des priorités et capacité à travailler en autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques et compétences rédactionnelles
Savoir-faire relationnel :
- Sens de la discrétion et de la confidentialité (travail avec le Cabinet, les groupes politiques et les élus). Qualités relationnelles et diplomatiques
- Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative, rigueur
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation