Assistant de Direction H/F
afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, accueil, etc.), et
organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Vous
êtes en charge d'assurer le lien entre les demandes extérieures, l'administration et le cabinet.
Organisation de la vie professionnelle Assurer le secrétariat (agenda, tri de
courriers, accueil téléphonique) Gérer les demandes de rendez-vous en fonction des priorités, sur demande de la Direction de
cabinet Rappeler les informations importantes et transmettre les messages Gérer les courriers et les appels téléphoniques et
apprécier les urgences téléphoniques ou mails Gérer les invitations et les représentations en l'absence de l'autre assistante de
direction Organisation et planification des réunions Réserver les salles en vue des réunions calées par la direction de cabinet
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions Transmettre aux élus les documents et les notes préparées par
le Cabinet et les services Gérer la réservation de ressources Suivi des projets Assurer l'interface avec les services et les instances de
la collectivité, Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi, Accueil et information
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent Adapter son discours en fonction de
l'interlocuteur Assister les collaborateurs de cabinet dans les tâches
Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire
justifiés par une expérience : Maîtrise des techniques du secrétariat Maîtrise des techniques rédactionnels des comptes rendus et
des notes de synthèse Très bonne connaissance des outils bureautiques et adaptabilité aux logiciels métiers Connaissance de
l'institution et des services Vous faites preuve de rigueur et de discrétion, et recherchez un poste polyvalent demandant un réel
esprit d'équipe ? Alors ce poste est fait pour vous, et nous attendons votre candidature avant le 20 janvier 2024 !