GESTIONNAIRE DES ASSEMBLEES et SECRETARIAT DE DIRECTION (H/F)
Profil recherché :
- Fonction Publique Territoriale, catégorie C, cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux ou contractuel(le)
- Formation en assistanat de direction ou équivalent
- Connaissances en droit public, notamment en droit administratif
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
- Très bonne maîtrise de l'environnement territorial
- Disponibilité et sens du service public
- Expérience sur poste similaire en collectivité territoriale fortement souhaitée
- Niveau d'étude : BAC
Missions :
- Préparation et suivi des instances de la collectivité
- Suivi des opération foncières (sur le territoire communal)
- Gestion des actes administratifs règlementaires
- Tenue des registres
- Missions ponctuelles de secrétariat général.
*En fonction du profil les missions peuvent être amenées à évoluer.
Gestionnaire des assemblées :
Gestion des instances :
Conseils :
* Etablir et suivre l'ordre du jour provisoire
* Recenser, contrôler, corriger et mettre en forme les projets d'actes
* Mise en forme des notes de synthèse
* Envoi des documents préparatoires et préparation des dossiers de séances (participants, Maire, direction.)
* Gestion des convocations, des présences et des pouvoirs.
* Préparation de la salle de réunion (jour J)
* Gestion des actes à traiter post séance
* Préparation des délibérations
* Traitement des délibérations (publication, envoi au contrôle de légalité, retour aux services émetteur
* Retranscrire le débat des séances pour établir le procès-verbal de la séance
* Garantir les procès-verbaux des séances de la réalisation à la diffusion.
* Tenir les registres
* Archiver les dossiers des instances.
Bureaux et Commissions :
* Etablir et suivre l'ordre du jour provisoire
* Recenser, contrôler, corriger et mettre en forme les documents
* Envoi des documents préparatoires et préparation des dossiers de séances (participants, Maire, direction.)
* Gestion des convocations et des présences
* Préparation de la salle de réunion (jour J)
* post séance : suivi suite à donner.
Gestion des registres des décisions du Président :
* Collecter les décisions produites par tous les services
* Vérifier leur conformité
* Etablir le sommaire des registres
* Préparer les registres pour reliure
* Produire le compte rendu des décisions
Secrétariat de Direction :
Suivi des opérations foncières :
* Suivi des cessions (sur le territoire communal)
* Relations avec les interlocuteurs (notaire, acquéreur, service technique, ENEDIS..)
* Centralisation des informations et tenue des dossiers en cours
* Suivi des procédures de proposition et validation des projets
* Organisation, tenue et suivi des enquêtes publiques
* Tenue et archivage des dossiers.
Missions ponctuelles :
Des missions peuvent être ponctuellement accordées pour d'autres services ou pour la Direction. (Envoi au contrôle de légalité d'un acte, rédaction d'un courrier, préparation d'une réunion exceptionnelle, aide administrative à la préparation de projet avec d'autres services, suivi d'une concertation publique.)
Continuité du service :
* Assurer les fonctions dévolues aux autres agents de l'équipe afin d'assurer la continuité de service.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Connaissance du fonctionnement des collectivités ,Maîtrise des nouvelles technologies,progiciel,Savoir organiser et planifier son travail,Maîtrise de l'écrit administratif, de la rédaction,Qualités rédactionnelles confirmées,Capacité à rendre compte de l'activité,Capacité à restituer l'information,Maîtrise indispensable des outils bureautiques ,Faire preuve d'initiative,Maîtrise de la grammaire et de l'orthographe
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.