Agent d'accueil en charge des services à la population - état civil - élections - CCAS
Poste placé sous l’autorité du DGA
Officier d'état civil par délégation
Fonctions d'accueil
Mariages (travail le WE)
Astreintes d'état civil possibles
Standard téléphonique, accueil physique, renseignement du public
Etat civil :
- Réception des déclarations de naissance, reconnaissances, décès
- Rédaction, transcription, mise à jour des actes
- Publicité des actes d'état civil (envoi, avis, mentions)
- Tenue des bulletins statistiques Insee
- Délivrance des extraits et copies d'actes
- Formalités de gestion des registres de l'état civil
- Accueil des futurs époux, information sur le mariage, présence aux cérémonies
- Accueil des parents et information sur le parrainage civil,
- PACS : accueil, information, présence à l’enregistrement
- Organisation des convois funéraires avec la mairie du Mont-Dore et le SIVOM Haute-Dordogne
Administration du cimetière
- Titres de concession et fichier cimetière (tenue et mise à jour)
- Procédures de reprise des concessions à l'état d'abandon
- Autorisations de travaux
- Autorisations d'exhumations/inhumations
Elections
- Information et réception des demandes d'inscription sur les listes électorales
- Préparation et participation aux travaux de la commission de révision des listes électorales
- Gestion de la liste électorale
- Préparation, mise en place des scrutins électoraux
CCAS
- Accueil, écoute, information, prise de RDV avec le maire adjoint chargé des affaires sociales
- Orientation vers les services compétents (assistante sociale, CAF, CPAM...)
- Constitution et gestion des dossiers d'aide sociale
- Mise à jour des fichiers et coordination de manifestations ou projets (plan canicule, colis Noël, repas…)
- Rédaction de projet de courriers et saisie
- Secrétariat du CCAS (y compris participation aux séances)
Recensement au service national : information et formalités
Licences de débit de boisson à consommer sur place
- Information
- Rédaction et transmission des licences aux services concernés
Recensement de la population (tous les 5 ans)
- Constitution des districts
- Participation au recrutement des agents
- Participation à leur formation
- Organisation des plannings
- Participation au suivi de la collecte
- Saisie informatique des données
Gestion du courrier arrivé : ouverture et tri du courrier, gestion des boites mails
Compétences théoriques et techniques (« savoir-faire » et « savoir ») :
Savoir-faire :
Sécurisation des actes (respect des procédures et de la réglementation)
Aptitudes à la dématérialisation
Aptitudes rédactionnelles (notes, rapports, courriers)
Veille juridique
Savoir :
Solides connaissances dans la législation relative aux domaines couverts par le poste (élections, état civil, cimetière, affaires sociales…)
Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales
Qualités et aptitudes requises (« savoir être ») de l’agent dans l’exercice de ses fonctions :
Disponibilité, écoute
Discrétion
Organisation, coordination, méthode et rigueur
Réactivité
Grande autonomie
Travail en équipe et en binôme
Diplomatie et très bon relationnel