Secrétaire de Direction H/F
Vos missions seront :
Missions générales :
- Assure le travail de secrétariat. A ce titre, elle participe à la rédaction et à la mise en page de tous documents ou rapports demandés par sa hiérarchie ainsi que la saisie de courriers, ou autres textes
- Assure la gestion administrative du personnel de son service
- Utilise et met en place toutes sortes d'outils nécessaires à la bonne marche des services et à la communication
- Réalise divers tableaux de bord et statistiques à destination des partenaires
- Assure la transmission des éléments de paie en lien avec le chef de service
Activités du poste :
- Ressources humaines (en lien avec l'assistante du secteur centre de l'association) :
- Assure la gestion administrative du personnel (diffuse quand nécessaire les annonces de recrutement autre que sur Pôle Emploi, suivi administratif des dossiers du personnel, accueil des nouveaux professionnels et des nouveaux stagiaires, remise du matériel, suivi des fiches horaires)
- Transmet mensuellement à l'assistante de direction les éléments variables de paie en lien avec le chef de service
- Assure le suivi de la formation sur son service : transmission des factures, des attestations de présences, convention de formation, suivi des notes de frais à l'assistante de direction
- Assure le suivi des intérimaires en lien avec le chef de service (Présence, Identification des besoins, validation de bordereaux)
- Déclare les accidents de travail en l'absence de l'assistante de direction
- Garantis la présence du personnel aux visites médicales
- Gestion administrative :
- Réalise, à la demande de la direction, courriers, notes de services, compte-rendu de réunions, tableaux, etc.
- Réalise le suivi administratif des dossiers (assurances, véhicules, partenaires, fournisseurs)
- Assure le suivi de présence des hébergés et l'occupationnel en lien avec la coordonnatrice du service, actualise le registre des entrées et des sorties
- Assure le suivi des interventions informatiques
- Assure le suivi des fournitures bureautiques
- Gestion financière :
- Elabore les tableaux de caisse et les éléments comptables en lien avec le chef de service
- Gère la caisse de son service
- Réalise les avis d'échéances et quittances
- Assure le suivi de la facturation en lien avec le service comptabilité
- Gère les commandes de tickets service
- Assure la gestion des timbres (achat en ligne)
- Communication :
- A la demande de la direction, transmet les informations émanant du Siège
- Participe à la mise en place des divers événements organisés par le secteur et/ou par l'association,
- Participe à l'organisation des événements du service en lien avec l'équipe éducative, élabore des supports de communication y afférant
Spécificités :
- Les logements diffus : ouverture des énergies et de l'eau ; Mise à jour du tableau des logements et des suivis des familles, gestion des assurances liées au logement ;
- Relais en cas d'absence ponctuelle de l'EJE sur la gestion administrative et financière de la micro-crèche : mise à jour du tableau des heures réalisées et facturées, enregistrement des paiements, suivi des absences et présences, gestion de la facturation
Les « savoirs » : Formation et diplômes :
- Etre titulaire d'un diplôme de niveau III, BTS, DUT secrétaire/assistante de direction
- Avoir des capacités rédactionnelles avérées
Les « savoir-faire » : Maîtrise de la mise en oeuvre des techniques, méthodes et outils :
- Savoir positionner sa fonction au sein de l'organisation
- Rigueur, autonomie dans la mise en oeuvre de son travail
- Sens de l'organisation et rapidité d'exécution
- Faire preuve d'initiative, être force de proposition
- Exploite les logiciels informatiques classiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et outils numériques (Trello, Teams, etc.)
Les « savoir-être » : Ensemble des aspects comportementaux et relationnels spécifiques au poste :
- Respecte une stricte obligation de confidentialité et de discrétion
- Ponctualité, disponibilité
- Avoir un esprit d'équipe
- Fait preuve d'écoute et de diplomatie envers toute personne se présentant à elle dans le cadre de sa fonction
- Etre respectueux des procédures et normes