Assistant / Assistant de direction (H/F)
- La gestion administrative relative aux ressources humaines et aux programmes
développés par le CRES ;
- La gestion le traitement et le suivi des dossiers comptables relatifs aux actions
menées et aux frais de fonctionnement de la structure :
1. Description des missions administratives comptables
2 Gestion administrative / personnel et programmes
Assurer la préparation et le suivi des dossiers (rapports, supports de communication, comptes-rendus pour signature par le président envois aux financeurs si besoin.), classement et archivage ;
Réaliser le suivi administratif du personnel (congés payés, payes, planning, entretiens professionnels et annuels, mutuelle et prévoyance, .) ;
Réaliser les EVP mensuels et transmission au service RH pour la gestion des paies (congés, transport, récupération.) ;
Distribution des Tickets restaurant mensuels et suivis (commandes, .) ;
Participer à l'organisation logistique des recrutements (demande documents administratifs, élaboration de contrat.) ;
Gestion des événements RH : arrêt maladie, RV médecine du travail, remboursement notes de frais. ;
Assurer les commandes de matériel, fournitures, consommables (en lien avec le process achat)
Structurer et assurer la transmission des informations en interne
Soutenir l'organisation des formations du personnel (prise en charge OPCO, .)
Gérer les notes de frais, les contrôler, les saisir pour paiement ;
- Traitement des dossiers comptables
Suivi budgétaire (tableau de bord) :
- Gestion et suivi de la facturation (entrante et sortante) : paiement des prestataires, relance, archivage et envoi des éléments au cabinet comptable, suivi du paiement des prestations ;
- Mise en paiement des factures auprès de la direction ;
- Classement des factures d'achat à partir du suivi des règlements ;
- Saisie de la comptabilité courante, lettrage des comptes, rapprochements bancaires ;
- Suivi du paiement des cotisations et des dossiers d'adhésion ;
- Gestion de la comptabilité analytique avec le cabinet comptable et la direction ;
- Mise à disposition des éléments à fournir à l'expert-comptable et aux commissaires aux comptes ;
- Préparation et suivi de tableaux de bord financiers pour la direction ;
- Suivi des subventions et budgets d'actions à tenir à disposition de la direction ;
- Appui administratif des dossiers de financement auprès de la direction : montage des dossiers de demande, suivi du conventionnement, envois des bilans quantitatifs et qualitatifs à la signature du président et aux institutions financeurs ;
- Interface avec les financeurs par le dépôt des dossiers de demandes de financement sur les plateformes dédiés (envois de documents, prises de RDV, sollicitations comptables.)
- Rédaction de mails et de courriers à la demande de la direction ;
2. Accueil et intendance (en l'absence des autres secrétariats)
- Réceptionner et gérer les appels téléphoniques en l'absence du secrétariat d'accueil ;
- Gérer les courriers entrants et sortants et l'envoi de documents administratifs ;
- Gérer les fournisseurs courants et les achats de fournitures et de consommables ;
Autre
- Assister aux réunions d'équipe et saisir le compte rendu
Compétences requises :
De formation supérieure en comptabilité et gestion administrative, vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans sur une fonction équivalente dans une association, entreprise, collectivité.
Pas de télétravail possible pour ce poste.
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, outils web.)
- Maniement des chiffres
- Compétences rédactionnelles
- Connaissance de la santé publique serait un plus
Experience: 3 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire