Adjoint Administratif secrétariat, comptabilité, gestion des ressources humaines - Antenne d'Ajaccio/ Direct, Détachement, Mutation externe, Contrat L 332-8, L 332-14
SECRÉTARIAT, COMPTABILITÉ, GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
ANTENNE D'AIACCIU
FONCTIONS :
FONCTIONS : Adjoint administratif : secrétariat, comptabilité, gestion des ressources humaines.
DÉFINITION DU POSTE : Adjoint polyvalent en charge du secrétariat de l'antenne d'Aiacciu, du suivi de de la gestion des ressources humaines et de la comptabilité.
SERVICE : Administratif - Aiacciu
RÉSIDENCE ADMINISTRATIVE : Aiacciu
MISSIONS :
1. COMPTABILITÉ
Élaboration des bons de commande et suivi des frais de déplacement
- Demande de devis,
- Établissement des bons de commandes,
- Transmission des factures à l'agent comptable (en dématérialisation),
- Vérification et transmission des ordres de mission et frais de déplacement.
Tenue et suivi de la comptabilité (en lien avec l'agent en charge de la comptabilité)
- Comptabilité des engagements,
- Mandatement des dépenses et établissement des titres de recettes,
- Consultation HELIOS pour le suivi des paiements et des encaissements,
- Traitement des annulations d'inscription ouvrant droit au remboursement,
Participation à la préparation du budget (en lien avec la direction administrative et financière)
- États divers, états récapitulatifs frais de fonctionnement et d'investissement, tableaux, graphiques divers.
- Saisie des inscriptions budgétaires sur le logiciel Magnus.
Comptabilité des régies du Conservatoire (préposé de la régie)
- Préposé de la régie de recettes de l'antenne d'Aiacciu,
- Consultation et suivi du compte DFT-NET,
- Encaissement des droits d'inscription et relances.
2. ADMINISTRATION GÉNÉRALE- SECRÉTARIAT - DIVERS
- Gestion de l'organisation logistique des manifestations (réservation diverses, devis matériel, autorisations diverses, conventions de prêt du matériel, rédaction des comptes-rendus ...).
- Enregistrement et diffusion du courrier " arrivée ".
- Demande de devis de fournitures, matériel divers et prestations de service.
- Commande et suivi des commandes de fournitures et matériel divers.
- Secrétariat de Direction.
- Dactylographie de courriers divers, rapports, statistiques, notes, etc...
- Suivi des conventions (attestations d'assurance, ...)
- Réception et traitement des demandes de matériels et fournitures de l'équipe pédagogique (partitions, ...).
- Relation avec les services municipaux concernant les locaux,
- Accueil des publics lors des spectacles.
3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
- Gestion de la paye,
- Gestion des carrières,
- Établissement et suivi des arrêtés et contrats,
- Commandes des chèques déjeuner,
- Inscription et suivi des formations des agents de l'antenne d'Aiacciu.
- Relations avec le CNFPT.
- État des heures supplémentaires.
- Suivi administratif des arrêts maladie,
- Suivi des visites médicales.
- Attestation Pôle Emploi.
- Rédaction des procès-verbaux du Comité social territorial
AUTRES MISSIONS :
Préciser les autres missions et/ou responsabilités (responsable de Département pédagogique, assistant de prévention, autre...)
En l'absence de l'agent chargé de scolarité :
ACCUEIL - SCOLARITÉ
- Information des publics - élèves et parents d'élèves- lors des phases d'inscription et tout au long de l'année, (disciplines proposées, planning, tarification, cursus d'études, etc.)
- Collecte des informations auprès de la direction et des enseignants (places disponibles, planning, occupation des salles, autres).
MOYENS MATÉRIELS :
- Informatique
- Logiciel de bureautique (Office, Teams)
- Logiciel de gestion financière (MAGNUS - BERGER LEVRAULT)
- Logiciel spécialisé de scolarité (RHAPSODIE,...).
- Copieur, scanner, télécopie.
- Logiciels spécialisés de traitement graphiques (Publisher, ...).
La fiche de poste est susceptible d'être modifiée dans le cadre de l'entretien annuel d'évaluation
DIPLOME REQUIS : BTS/ Licence - comptabilité, gestion, gestion des ressources humaines