Assistant/assistante de gestion administrative en alternance (H/F)
L'assistant exercera différentes missions :
Ouverture et fermeture des dossiers relatifs aux mesures du milieu ouvert et transmission aux CPIP ;
contrôle de la réception des pièces nécessaires à la mise à exécution des mesures ;
Saisine du SAP pour l'actualisation des situations pénales des personnes suivies exécutant une peine d'emprisonnement ;
Archivage des mesures et transmission des dossiers aux antennes - SPIP en cas de dessaisissement ;
Gestion du courrier (interne, externe), de la messagerie électronique de l'antenne et des fournitures ;
Gestion du standard téléphonique ;
Etablissement des statistiques mensuelles, trimestrielles et annuelles;
Accueil du public (personnes placées sous main de justice) et des partenaires ;
Tenue à jour des données sur le logiciel métier
Gestion du planning des véhicules de service, des box d'entretien et de la salle d'attente ;
Relations avec les greffes judiciaires et pénitentiaires.
Contribution à la préparation des réunions
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,orienter les personnes selon une demande,assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Justice
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.