Assistant(e) d'Unité (H/F)
A ce titre, vous participez à :
- La coordination du secrétariat composé de deux agents : accueil, secrétariat général, admissions,
- La gestion RH du personnel (gestion administrative en collaboration avec la DG, visites médicales, arrêts de travail, accidents de travail ),
- La diffusion des offres d'emplois,
- La gestion des congés du personnel (logiciel Manatime, Octime) et des astreintes,
- La production des variables de paie,
- La coordination les services dans la préparation des réunions internes, des réunions d'informations ou évènements, dans la gestion du plan d'occupation des salles, dans le maintien de l'activité durant les travaux,
- La gestion des plannings de réservation des salles de réunion,
- La mise en œuvre locale des politiques qualité,
- La coordination et le contrôle de la production statistique, la réponse aux enquêtes, la mise à jour des indicateurs (activité, satisfaction des usagers),
- La rédaction de courriers, de notes ,
- La diffusion, communication aux stagiaires et personnels (informations, notes ),
- La gestion des mises à jour diverses (répertoires téléphonique, organigramme ),
- La gestion des formations du personnel,
- La prise de notes et rédaction de comptes rendu de réunion,
- L'appui aux évènements et opérations de communication (collecte de taxe d'apprentissage, portes ouvertes, SEEPH ),
- L'établissement de devis (fournitures, enveloppes )
- La gestion des déplacements, des réservations du personnel de Direction.
Profil : Vous êtes titulaire d'un diplôme du secteur administratif de niveau IV ou V, vous avez une expérience significative sur ce poste. Vous maitrisez les logiciels bureautiques : pack office, publipostage. Vous faites preuve d'autonomie, d'organisation, de bonnes capacités rédactionnelles. Vous savez rendre compte et êtes force de proposition. Vous êtes organisé, pragmatique et réactif. Esprit de synthèse et sens des priorités.
Mode de recrutement : CDD à temps plein d'une durée de 6 mois.
Convention collective : CCN66 (Ets pour pers Inadaptées ou handicapées)
Classification : Technicien qualifié ou supérieur selon profil
Date de début du contrat : dès que possible
Poste basé à : Roubaix.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Organiser, coordonner un événement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Aide par le travail
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.