SECRETAIRE COMPTABLE H/F
En tant que secrétaire, vous aurez en charge les missions diverses suivantes :
Au niveau administratif :
- Accueillir physiquement et par tous moyens de communication les usagers de l'établissement et les informer du fonctionnement et des règles du service
- Gestion administrative des courriers entrants et sortants
- Rédiger divers documents (courriers, rapports, convocations,...) et s'assurer de leur classement, diffusion et archivage;
- Constitution des dossiers des personnes accueillies, suivi et classement
- Assurer la gestion des fournitures et passer les commandes diverses
- Mise à jour de tous les tableaux de suivis administratifs et logistiques (véhicules, paiement des loyers, assurances, d'affichage employeur;
- Participer au bilan social et aux rapports d'activité;
- Suivi et mise à jour des outils de reporting;
- Rédiger les ordres de mission, les protocoles des séjours;
Au niveau RH :
- Organiser l'entrée des nouveaux salariés (DUE, contrats, paie, tickets restaurants, visite médicale)
- Gestion des plannings et mise à jour du tableau de suivi des heures, astreintes, congés, formations de l'équipe éducative (salariés, stagiaires, intérimaires)
- Transmettre les variables de paie au service compétent, éditer et distribuer les fiches de paie
- Gestion des logiciels HRA et NEMO
- Tenue des dossiers et registre du personnel
Au niveau comptable :
- Gestion des régies des éducateurs et encaissement des participations des parents
- Règlement des loyers, tenue des cautions
- Gestion de la caisse : prévision des retraits, transmission fiche navette à la comptabilité, contrôle de caisse
- Suivi paiement des factures, relevés bancaires
- Suivi tableau mensuel des dépenses, inventaire des immobilisations
- Copie et classement des documents comptable avant envoi au GIE
- Facturation ASE et autres partenaires/prestataires
- Participer à la clôture comptable de fin d'année