Directeur adjoint des affaires generales et du guichet unique (h/f)
L’enjeu 2024 pour le guichet unique est de poursuivre la démarche d’amélioration du fonctionnement, de modernisation et de dématérialisation, et de la qualité de l’accueil en lien avec le projet d’administration de la collectivité.
Sous la responsabilité de la directrice des affaires générales et du guichet unique, vous avez en charge la gestion et la coordination des activités du service des accueils aux usagers de la ville d’Orly. En lien avec la directrice, vous assurez la responsabilité et le management du service des accueils des usagers qui comprend les agents du guichet unique (accueil, plateforme téléphonique, régie) et l’état civil.
Piloter l’organisation du service (guichet unique et état civil) :
• Concevoir et veiller à la mise en œuvre de l’ensemble des procédures et des outils de gestion des activités et des données du service.
• Définir et suivre la mise en œuvre des objectifs opérationnels par l’équipe.
• Organiser le planning du service et suivre les missions des agents en développant la polyvalence.
• Assurer le suivi de l’activité du service : statistiques, analyse des besoins des familles, propositions d’évolution.
• Elaborer et suivre le budget du service des accueils aux usagers.
Coordonner les activités propres à chaque secteur du service :
o Guichet unique
• Coordonner le fonctionnement et l’organisation du pré-accueil, guichet familles et des demandes de logements en fonction des campagnes d’inscription.
• Suivre les activités financières de la Régie (en lien avec le régisseur principal).
• Superviser la plateforme téléphonique.
• Définir des règles de paramétrage sur les logiciels métiers et accompagner les agents dans leur utilisation (Mélodie, Maestro, Maëlis, Clic-rdv, Esirus…).
o Etat Civil
• Déployer des procédures de dématérialisation des actes d’état civil (COMEDEC).
• Coordonner l’activité en lien avec l’état civil et les titres sécurisés (passeports et CNI)
• Gérer les événements publics (noces d’or baptême civil…)
• Appuyer l’agent aux élections et la directrice en période électorale.
Développer la qualité des accueils :
• Accompagner, garantir et contrôler la qualité du lien entre les agents du service et les familles.
• Participer activement à l’amélioration de l’accueil du public dans le cadre de la démarche qualitative engagée par la Ville d’Orly.
• Optimiser la gestion des flux et les temps d’attente des administrés.
• Participer aux actions de modernisation du service public : dématérialisation des procédures d’inscription, de paiement, de communication, etc.
• Superviser la gestion des bornes d’accès aux informations institutionnelles (Impôts, CAF, Conseil départemental du Val-de-Marne, etc.).
Savoirs / connaissances théoriques :
• Connaissance sur l’environnement territorial et juridique des collectivités territoriales
• Expertise sur l’état civil et suivi de l’actualité législative
Savoir-faire / savoirs techniques :
• Management d’une équipe (encadrement, évaluation, délégation)
• Technique d’organisation, de planification et outils de pilotage de l’activité.
• Techniques d’accompagnement au changement
• Techniques et outils de communication
• Maitrise des outils informatiques : Pack office et logiciels métiers
Savoir être :
• Sens de la communication et qualités relationnelles
• Autonomie, réactivité et anticipation
• Sens des responsabilités et esprit d’initiatives,
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Qualités organisationnelles, rigueur
• Sens du service public, disponibilité et discrétion
Parcours professionnel :
• Diplôme de niveau 4 (BAC) ou 5 (BTS) dans les domaines administratifs.
• Expérience professionnelle sur des fonctions similaires
Conditions d’exercice :
Poste à 39h hebdomadaires, du lundi au samedi (par roulement avec la directrice)
Rémunération statutaire, IFSE, CIA, prime annuelle, participation santé, prévoyance, au transport, CNAS, participation employeur sur le service de déjeuner mis à disposition.