Assistant - Secrétaire de Direction H/F
Nous assurons également des prestations de recrutement, d'évaluation de potentiels et réalisons des bilans de compétences.
Aujourd'hui, la pluridisciplinarité de RH PERFORMANCES permet une intervention sur la France entière et dans tous les secteurs d'activités.
Le Studium de Notre-Dame de Vie est un institut théologique international pour prêtres, séminaristes, consacrés et laïcs, ainsi qu'un séminaire.
En tant qu'Assistant(e) - Secrétaire de Direction (H/F), votre mission principale sera d'assurer le bon fonctionnement du secrétariat au sein de l'Institut, en collaboration avec le Directeur de l'Institut de Théologie et le Recteur du séminaire, chacun pour leur domaine propre, avec les professeurs, les étudiants et les différentes instances académiques.
A ce titre, vous aurez notamment les missions suivantes :
- Accueil téléphonique et physique des étudiants, professeurs, livreurs,
- Gestion du courrier, des mails, et archivage,
- Communication des informations aux autres institutions,
- Gérer et faire évoluer le logiciel administratif en fonction des besoins du Studium.
- Gestion des dossiers de candidatures et inscriptions,
- Confection du livret des cours en lien avec l'éditeur,
- Préparation des examens, des salles,
- Gestion des dossiers académiques des professeurs, des étudiants,
- Gestion du site, mise à jour,
- Préparer les diverses réunions et comptes rendus des réunions des conseils académiques, des professeurs,
- Gestion des emplois du temps des cours, communication d'informations par Teams, tableaux d'affichage.
- En lien avec le prestataire informatique, gestion du parc informatique (ordinateurs et serveurs)
Vous serez donc garant(e) du parfait fonctionnement du secrétariat administratif de l'Institut.
Vous assurez également la fonction clef d'assistant(e) du Directeur de l'Institut de Théologie (gestion du courrier, mise en forme, communication, archivage, etc.) et du Recteur du Séminaire du Studium (gestion des convocations, du calendrier, gestion des listes de diffusion, courriels, courriers, archivages, etc.).
Vous assurerez également le rôle de correspondant entre le Directeur de l'Institut de Théologie, le Recteur du Séminaire et la Directrice de l'Association Sainte Garde sur les aspects d'entretiens des bâtiments (travaux, etc.).
De formation Bac +2 en secrétariat, bureautique, complétée par une expérience professionnelle sur un poste similaire, vous êtes reconnu(e) pour votre sens du contact et du service.
Vous avez d'excellentes qualités relationnelles et savez travailler avec discrétion et réserve.
Vous êtes organisé(e), avez l'esprit d'initiative et de recherche, et appréciez travailler en équipe.
Enfin, votre capacité à anticiper et votre rigueur ne sont pas des obstacles à votre capacité à vous adapter à de nouvelles technologies ou exigences de fonctionnement. Vous savez faire preuve de souplesse.
D'un point de vue technique, vous avez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
Vous êtes parfaitement à l'aise avec les outils numériques (logiciels de bases de données, environnement Microsoft 365, travail collaboratif sur la plateforme Teams).
Dans un environnement international, la maîtrise de l'anglais serait un plus.