assistant gestion administrative
MISSIONS PRINCIPALES
1/ Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Réceptionner, trier et répartir le courrier entrant
- Signer les envois comportant un suivi (AR)
- Réceptionner les demandes d’interventions
- Saisir et transmettre aux services techniques les fiches d’interventions dans un temps contraint
- Transmettre au pôle Ressources Humaines le signalement des absences par mail ou par téléphone
2/ Accueil, orientation et renseignement du public
- Accueillir et renseigner le public par téléphone et physiquement
- Identifier et orienter les communications téléphoniques vers les services ou organismes compétents dans un temps contraint
- Gérer le flux des appels téléphoniques
- Gérer les situations de stress et les publics difficiles
- Participer au travail collectif de recherche d’informations
3/ Représentation de l’image de la collectivité auprès des usagers
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter l’usager vers le bon interlocuteur
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Mettre en œuvre la procédure interne de régulation des conflits
- Participer à la constitution, à l’actualisation et à la diffusion d’un fond de documentation nécessaire au standard
4/ Assurer le secrétariat de l’ensemble du centre
- Elaborer des notes, des courriers
- Rédiger des documents administratifs
- Elaborer, suivre et actualiser des tableaux de suivi
- Procéder à l’organisation, au classement et à l’archivage des documents
5/ Participer à l’organisation des dossiers techniques
- Urbanisme : création sur le logiciel Y-ASS des dossiers d’urbanisme (CU, PC, PA, DP…) et envoi par mail des avis aux services concernés
- Gestion des demandes des abonnés sur OMEGA.
- Gestion des poses de compteurs sur Grenade et Ondes sur OMEGA
6/ Assister l’ensemble de l’équipe dans l’organisation du travail
- Gérer, suivre les frais de missions et les heures supplémentaires des agents du centre
- Gérer les demandes de congés et les saisir dans les logiciels dédiés (ATAL et SEDIT)
- Gérer les véhicules (commandes pour réparation, contrôle technique, etc …)
- Faire des bons de commande pour les produits chimiques
COMPETENCES TECHNIQUES
- Outils informatique
- Logiciel de base (Word, Excel, etc)
- Messagerie Outlook
PROFIL RECHERCHE
Formation : BAC Pro ou BTS Assistante de gestion administrative