Assistante de Direction du Pôle Assainissement et Réseaux Publics et du Directeur des Services Techniques H/F
Assurer les missions d'assistante auprès du Directeur des Services Techniques
Assistante du Directeur des Services Techniques :
- Gestion totale des appels téléphoniques entrants
- Gestion des mails entrants destinés au DST
- Gestion de l'agenda
- Participation ponctuelle aux réunions et rédaction de notes et comptes rendus
- Préparation de dossiers
- Rédaction de courriers sensibles
- Suivi du courrier
- Archivage
- Interface avec les services du syage
- Gestion de l'interpôle
Assistante de Direction du Pôle Assainissement Réseaux Publics :
- Standard téléphonique
- Préparation de réunions et rédaction de notes et comptes rendus
- Mise à jour des tableaux de bord, notamment pour l'exploitation et le service Travaux
- Contrôle périodique des informations
- Suivi ponctuel des délais
- Tenue à jour des agendas outlook des cadres du Pôle et de la base contacts y compris celui du DST
- Organisation de réunions
Gestion des courriers :
- Rédaction de courriers ou de comptes rendus
- Gestion des parapheurs, suivi du chrono
- Suivi Dotelec
- Assistance ponctuelle aux chefs de service du pôle
Suivi budgétaire :
- Saisie du budget annuel des services du Pôle
- Saisie et suivi des bons de commande, engagements et des factures sur CIRIL
- Edition des lignes budgétaires et des marchés sur CIRIL
Programme voirie :
- Rédaction des courriers de demandes et de relance
- Autonomie dans le suivi des informations transmises par les collectivités
- Construction et alimentation d'une base de données dédiée
- Suivi des actions lancées par les services
Orages :
Gestion de la base de données orages
Propositions de trame de courriers
Suivi des actions
Suivi des délais de réponse
Bilan d'activité :
Compilation et vérification des données
Proposition de trame
Rédaction des bilans
Rapport sur le prix de l'eau :
Compilation et vérification des données
Management de la secrétaire technique :
Encadrement
Organisation et suivi des missions confiées à la secrétaire
Diplôme de niveau BAC dans le domaine du secrétariat.
Expérience dans un poste similaire appréciable.
Aptitudes requises :
- Connaissances en rédaction de courriers, prises de notes.
- Pratique de logiciels courriers, de finances et de saisie de bases de données
- Connaissance appréciée du contexte réglementaire spécifique (Code de la santé publique, Code de l'environnement...).
- Connaissance des principes de la commande publique et des principes budgétaires des collectivités locales.
- Qualités rédactionnelles et relationnelles, rigueur, organisation et capacités d'anticipation.
- Maîtrise des outils bureautiques.
Permis B.